Krajowy System e-Faktur: wszystko, co musisz wiedzieć

16 czerwca 2023 została podpisana ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Obowiązek wystawiania elektronicznych faktur (Krajowy System e-Faktur) będzie obowiązywał od 1 lipca 2024 roku. Dla małych i średnich przedsiębiorstw, które nie rozliczają się z VAT, zmiany zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku. Wprowadzone zmiany mają zoptymalizować proces wystawiania faktur i dokonywania transakcji. Podatnicy na bieżąco będą mogli mieć wgląd w e-faktury, dzięki czemu usprawnione zostaną procesy analityczne oraz zarządcze wewnątrz firmy.

Podstawowe założenia ustawy

Faktury z kas rejestrujących zachowują ważność do 31 grudnia 2024. Podobnie będzie się z paragonem fiskalnym z numerem NIP jako fakturą uproszczoną.

Do KSeF nie będą zaliczać się faktury konsumenckie (B2C) ani bilety spełniające funkcję faktur (np. paragony wydawane przy autostradach płatnych).

Przyjmuje się, iż kurs waluty, która będzie używana do przeliczenia na PLN, będzie obowiązywał na dzień przed datą wskazaną w polu P_1 dla faktury ustrukturyzowanej.

Faktury będą mogły być wystawiane offline w sytuacji awarii systemu po stronie podatnika. Należy jednak pamiętać, aby dostarczyć fakturę do KSeF następnego dnia roboczego. Ustawa określa również dokładne daty wystawiania faktur, w tym także w sytuacji awarii lub offline. W tych dwóch wypadkach istnieje możliwość wystawiania faktur korygujących.

Liberalizacja sankcji ma zostać wprowadzona w życie 1 stycznia 2025 roku, a likwidacja not korygujących odbywać się będzie w KSeF jak i poza nim.

Zalety podatkowe 

KSeF będzie ułatwiał i usprawniał proces korygowania faktur.

Dla podatników korzystających z KSeF, którzy złożą wniosek o zwrot podatku VAT, przewiduje się krótszy zwrot podatku. Okres oczekiwania na zwrot będzie wynosił maksymalnie 40 dni.

Obowiązek wystawiania duplikatów faktur nie będzie obowiązywał, jako że e-faktury będą zawsze dostępne w systemie do wglądu przez nadawcę i odbiorcę dokumentu.

Kolejną zaletą dla podatników jest mniejsza ilość zobowiązań, jako że nie będzie trzeba przesyłać na prośbę organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).

Zalety dla przedsiębiorców 

Obowiązkowe korzystanie z KSeF będzie wpływało na prowadzenie działalności gospodarczej, w tym na standaryzację procesów. Dokumentacja transakcji będzie znacznie szybsza, a zmiana na cyfrową formę usprawni proces regulowania płatności.

Faktura, która będzie znajdować się w KSeF będzie dowodem legalnej transakcji. Nabywca będzie pewien, iż dostaje fakturę od uprawnionego podmiotu, a wystawca, że faktura dotarła do odpowiedniego klienta.

Faktury będą wystawiane w czasie rzeczywistym, dlatego niemal natychmiast będzie miał do niej wgląd przedsiębiorca. Pozwoli to na szybką wymianę danych między podmiotami w trakcie transakcji biznesowych.

Dzięki automatyzacji procesu wystawiania faktur zmniejszy się liczba błędów wynikająca z ręcznego wprowadzania danych. Dodatkowo, faktury będzie można importować z formatu XML do systemu bez wcześniejszego skanowania czy przepisywania ich.

Administracja KSeF zapewnia 10-letnią archiwizację e-faktur, dlatego obowiązek przechowywania i gromadzenia faktur zostanie zniesiony.

Tekst oparty na podstawie: https://www.gov.pl/web/finanse/ustawa-wprowadzajaca-obligatoryjny-krajowy-system-e-faktur-podpisana

Zapraszamy też do kontaktu z biurem rachunkowym Easybooks!