Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w polskim systemie VAT od lat. Nowe zasady nie kończą się jednak na samym wystawianiu faktur. Od 1 lutego 2026 r. zmienia się również sposób raportowania VAT w plikach JPK_VAT.
Nowa struktura JPK_VAT uwzględnia funkcjonowanie KSeF, wprowadza obowiązek wykazywania numeru KSeF oraz nowe oznaczenia dokumentów. Dla wielu firm oznacza to konieczność dostosowania systemów księgowych i procedur wewnętrznych jeszcze przed pierwszym rozliczeniem za luty 2026 r.
Nowa struktura JPK_VAT od lutego 2026 r. – JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3)
Od rozliczenia za luty 2026 r. podatnicy VAT są zobowiązani do stosowania nowych wersji plików JPK:
- JPK_V7M(3) – dla podatników rozliczających się miesięcznie,
- JPK_V7K(3) – dla podatników rozliczających się kwartalnie.
Nowe struktury zostały opublikowane 19 grudnia 2025 r. w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych i od tego momentu stanowią jedyny obowiązujący format raportowania VAT. Starsze wersje JPK_V7 nie będą już akceptowane.
Numer KSeF w JPK_VAT – nowy obowiązek ewidencyjny
Jedną z kluczowych zmian w nowej strukturze JPK_VAT jest obowiązek wykazywania numeru KSeF dla faktur objętych systemem.
Czym jest numer KSeF i gdzie wykazuje się go w JPK_VAT?
Numer KSeF to unikalny identyfikator nadawany fakturze w momencie jej skutecznego przyjęcia do KSeF. Wynika on z UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru) i:
- jest wykazywany zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupów,
- nie stanowi elementu pliku XML faktury,
- ujmowany jest w odrębnym polu ewidencji JPK_VAT,
- składa się z 32 znaków.
Numer KSeF nie zastępuje wewnętrznego numeru faktury – podatnik nadal wykazuje numer nadany w ramach własnej serii numeracyjnej.
Numer KSeF a numer faktury i UPO – najczęstsze błędy
W praktyce często mylone są trzy różne identyfikatory:
- numer faktury (wewnętrzny),
- numer KSeF,
- numer referencyjny UPO.
W JPK_VAT wykazywany jest wyłącznie numer KSeF, a nie numer UPO. Błędne przypisanie tych danych może prowadzić do nieprawidłowości w ewidencji VAT.
Brak numeru KSeF w JPK_VAT – kiedy stosować oznaczenia OFF, BFK i DI
Nie zawsze na moment składania JPK_VAT podatnik będzie posiadał numer KSeF dla danego dokumentu. W takich sytuacjach nowa struktura przewiduje dodatkowe oznaczenia.
Oznaczenie OFF – faktury wystawione przy niedostępności KSeF
Oznaczenie OFF stosuje się w przypadku:
- awarii lub czasowej niedostępności KSeF,
- sytuacji, gdy z przyczyn technicznych nie było możliwe wystawienie faktury ustrukturyzowanej.
Jeżeli faktura zostanie przesłana do KSeF jeszcze przed wysyłką JPK_VAT, zamiast oznaczenia OFF należy wykazać numer KSeF.
Oznaczenie BFK – faktury wystawione poza KSeF
Symbol BFK dotyczy faktur wystawionych poza KSeF, zarówno elektronicznych, jak i papierowych, w sytuacjach, gdy nie istniał obowiązek korzystania z systemu. Najczęściej dotyczy to sprzedaży na rzecz konsumentów (B2C).
Oznaczenie DI – dokumenty bez numeru KSeF i faktury offline24
Oznaczenie DI stosuje się:
- do dokumentów innych niż faktury,
- do faktur wystawionych w trybie offline24,
- do dokumentów, które na moment składania JPK_VAT nie posiadają numeru KSeF lub nie zostały jeszcze przesłane do systemu.
Dokument oznaczony jako DI należy wykazać po stronie sprzedaży jako czynność opodatkowaną.
Korekta JPK_VAT po uzyskaniu numeru KSeF – kiedy jest obowiązkowa
Jeżeli dokument został wykazany w JPK_VAT z oznaczeniem DI, a następnie podatnik uzyskał dla niego numer KSeF, powstaje obowiązek:
- złożenia korekty JPK_VAT,
- uzupełnienia numeru KSeF w ewidencji,
- usunięcia oznaczenia DI.
Brak korekty w takiej sytuacji może zostać uznany za błąd ewidencyjny.
Łączenie oznaczeń w JPK_VAT po zmianach 2026
Nowa struktura JPK_VAT dopuszcza jednoczesne stosowanie kilku oznaczeń dla jednego dokumentu.
Jak łączyć oznaczenie DI z RO, WEW i VAT_RR?
Oznaczenie DI może występować łącznie z:
- RO lub WEW po stronie sprzedaży,
- VAT_RR lub WEW po stronie zakupu.
Proces raportowania jest etapowy – najpierw wskazuje się oznaczenie DI, a następnie dobiera właściwy znacznik uzupełniający.
Czy oznaczenie FP nadal obowiązuje po 2026 r.?
Tak. Do końca 2026 r. kod FP będzie stosowany zarówno do faktur ustrukturyzowanych, jak i do faktur wystawianych przy użyciu kas rejestrujących. Nie wszystkie takie faktury muszą być wystawiane w KSeF, co należy uwzględnić w ewidencji.
Pozostałe oznaczenia (RO, WEW, FP, VAT_RR, MK) nadal obowiązują na dotychczasowych zasadach.
JPK_VAT po KSeF – jak przygotować systemy i procedury
Zmiany w JPK_VAT wymagają nie tylko aktualizacji oprogramowania księgowego, ale również:
- przeglądu procedur obiegu dokumentów,
- ustalenia zasad przypisywania numerów KSeF,
- kontroli terminów przesyłania faktur do KSeF,
- przygotowania procesów korekt JPK_VAT.
Brak spójności pomiędzy systemem finansowo-księgowym a KSeF zwiększa ryzyko korekt i sporów z organami podatkowymi.
Podsumowanie – JPK_VAT i KSeF od lutego 2026 r. w praktyce
Nowa struktura JPK_V7(3) wprowadza większą precyzję raportowania VAT, ale jednocześnie nakłada na podatników dodatkowe obowiązki ewidencyjne. Obowiązkowy numer KSeF oraz nowe oznaczenia OFF, BFK i DI wymagają realnych zmian w codziennej pracy działów księgowych.
Odpowiednie przygotowanie systemów i procedur jeszcze przed pierwszym rozliczeniem za luty 2026 r. pozwoli uniknąć korekt, niejasności i ryzyk podatkowych w nowej rzeczywistości KSeF.
