Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z najważniejszych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Od 2026 roku większość podatników VAT będzie zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w jednolitej formie oraz przekazywania ich do systemu, który będzie pełnił rolę centralnego repozytorium dokumentów sprzedaży.
Nowe zasady oznaczają nie tylko zmianę techniczną, ale również nowe podejście do momentu wystawienia faktury, jej doręczenia oraz ewidencji podatkowej.
Terminy wejścia w życie KSeF
Obowiązek korzystania z KSeF zostanie wprowadzony etapowo. Od 1 lutego 2026 r. obejmie największych podatników (o przychodach powyżej 200 mln zł), natomiast od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych podatników VAT.
Do końca 2026 r. przewidziano okres przejściowy dla najmniejszych podmiotów, których sprzedaż nie przekracza 10 000 zł miesięcznie brutto lub które dokumentują sprzedaż wyłącznie za pomocą kas rejestrujących albo paragonów uznanych za faktury uproszczone. Podmioty te będą objęte obowiązkiem dopiero od 1 stycznia 2027 r., choć mogą korzystać z KSeF dobrowolnie wcześniej.
Kiedy faktury nie podlegają KSeF
Nie wszystkie faktury będą wystawiane w KSeF. Wyłączenia obejmują m.in. sprzedaż na rzecz konsumentów, niektóre transakcje międzynarodowe (OSS/IOSS), określone usługi transportowe dokumentowane biletami oraz szczególne przypadki samofakturowania bez polskiego NIP.
Tryby wystawiania faktur
System przewiduje trzy tryby wystawiania faktur: online (w czasie rzeczywistym), offline24 (z wysłaniem do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego) oraz tryb awaryjny stosowany w przypadku niedostępności systemu.
Faktury w walutach obcych
KSeF dopuszcza wystawianie faktur w walutach obcych. Wartości netto i brutto mogą być wyrażone w walucie, jednak kwota VAT musi zostać wykazana w złotych. Kluczowe znaczenie ma prawidłowe ustalenie kursu przeliczeniowego, który – co do zasady – wynika z kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury. Wprowadzenie trybu offline24 pozwala zachować zgodność między datą wystawienia a zastosowanym kursem, nawet jeżeli przesłanie faktury do systemu nastąpi później.
Faktury zaliczkowe w KSeF
W przypadku otrzymania płatności przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi podatnik zobowiązany jest do wystawienia faktury zaliczkowej. W strukturze FA(3) wprowadzono oznaczenia pozwalające jednoznacznie rozróżnić faktury zaliczkowe, końcowe oraz ich korekty.
Faktura zaliczkowa powinna zawierać dane dotyczące zamówienia lub umowy, w tym zakres świadczenia oraz jego wartość. Jeżeli zaliczki nie obejmują całej ceny, po wykonaniu świadczenia wystawia się fakturę końcową pomniejszoną o otrzymane kwoty. Jeżeli natomiast zaliczki pokrywają całość wynagrodzenia, ostatnia faktura zaliczkowa pełni funkcję faktury rozliczeniowej.
Faktury korygujące w systemie
Po nadaniu numeru KSeF faktura nie może zostać anulowana – jedyną dopuszczalną formą poprawy błędu jest wystawienie faktury korygującej. System nie przewiduje już możliwości stosowania not korygujących przez nabywców.
Zakres danych wymaganych na fakturze korygującej pozostaje zgodny z ustawą o VAT, w tym obowiązek wskazania kwot korekty podstawy opodatkowania oraz podatku lub poprawnej treści korygowanych pozycji.
Szczególną uwagę należy zwrócić na błędny numer NIP nabywcy – w takim przypadku konieczne jest skorygowanie faktury do zera i wystawienie nowej z prawidłowymi danymi.
Podsumowanie
Wdrożenie KSeF oznacza fundamentalną zmianę w sposobie dokumentowania sprzedaży. Nowe obowiązki wymagają dostosowania systemów księgowych, procedur wewnętrznych oraz praktyk operacyjnych.
Prawidłowe przygotowanie do nowych zasad – w szczególności w zakresie faktur walutowych, zaliczkowych i korygujących – pozwoli ograniczyć ryzyko błędów, zapewnić zgodność z przepisami i usprawnić procesy rozliczeniowe w przedsiębiorstwie.
