Raportowanie luki płacowej stanie się wkrótce jednym z kluczowych obowiązków wielu pracodawców w Polsce. Nowe zasady jawności wynagrodzeń wprowadza Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970, której celem jest zapewnienie równego wynagradzania kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości. Poniżej wyjaśniamy, kto i od kiedy musi raportować lukę płacową, jakie dane trzeba przygotować oraz jak sprawnie przygotować firmę do nowych przepisów.
Nowe regulacje nie nakazują zrównania wynagrodzeń wszystkich pracowników. Wymagają natomiast, aby wszelkie różnice płacowe wynikały z obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów – takich jak doświadczenie, zakres obowiązków, odpowiedzialność czy kwalifikacje – a nie z płci pracownika.
Kto będzie musiał raportować lukę płacową?
Obowiązek raportowania luki płacowej będzie zależał od liczby zatrudnionych pracowników:
- 250 i więcej pracowników – raportowanie co roku, od 7 czerwca 2027 r.
- 150–249 pracowników – raportowanie co trzy lata, począwszy od 2027 r.
- 100–149 pracowników – pierwszy raport w 2031 r., następnie co trzy lata.
- Mniejsze przedsiębiorstwa – raportowanie dobrowolne lub zgodnie z przepisami krajowymi.
Raporty będą przekazywane elektronicznie, za pośrednictwem systemu przygotowywanego przez Główny Urząd Statystyczny (GUS).
Jakie dane znajdą się w raporcie o luce płacowej?
Pracodawcy będą zobowiązani przedstawić m.in.:
- lukę płacową między kobietami a mężczyznami,
- medianę wynagrodzeń,
- udział kobiet i mężczyzn w poszczególnych przedziałach płacowych,
- różnice wynagrodzeń w poszczególnych grupach pracowników.
Analizie podlegają nie tylko wynagrodzenia zasadnicze, ale również premie, dodatki, nagrody i inne zmienne składniki wynagrodzenia.
Kiedy konieczna będzie analiza (wspólna ocena) wynagrodzeń?
Szczególnie istotnym obowiązkiem będzie przeprowadzenie wspólnej oceny wynagrodzeń wraz z przedstawicielami pracowników.
Ocena taka będzie wymagana, gdy w którejkolwiek grupie pracowników wykonujących pracę o tej samej wartości zostanie stwierdzona luka płacowa wynosząca co najmniej 5%, a pracodawca nie wykaże, że różnice wynikają z obiektywnych przesłanek. W takiej sytuacji konieczne będzie również wdrożenie działań naprawczych.
Jak obliczana jest luka płacowa?
Podstawą obliczeń jest porównanie średnich wynagrodzeń kobiet i mężczyzn – zarówno w ujęciu rocznym, jak i godzinowym.
Uwzględniane są wszystkie składniki wynagrodzenia finansowane przez pracodawcę, w tym premie, dodatki oraz nagrody. Świadczenia wypłacane przez ZUS – takie jak zasiłek chorobowy czy macierzyński – nie są wliczane do kalkulacji.
Sankcje za niewywiązanie się z obowiązków
Projekt przepisów przewiduje kary m.in. za:
- brak sporządzenia raportu,
- nieprzekazanie wymaganych informacji,
- odmowę udzielenia pracownikom informacji o wynagrodzeniach,
- brak przeprowadzenia wymaganej oceny wynagrodzeń,
- niewdrożenie działań naprawczych.
Wysokość grzywny przewidziana w projekcie ustawy mieści się w przedziale kilku tysięcy do kilkudziesięciu tysięcy złotych (dokładne widełki zależą od ostatecznej wersji ustawy – patrz uwaga redakcyjna).
Jak przygotować firmę do raportowania luki płacowej?
Choć pierwsze obowiązki raportowe pojawią się dopiero w 2027 roku, przygotowania warto rozpocząć znacznie wcześniej.
Pracodawcy powinni:
- zweryfikować politykę wynagrodzeń,
- opracować przejrzyste kryteria wartościowania stanowisk,
- zadbać o odpowiednią jakość danych kadrowo-płacowych.
Wczesne przygotowanie ograniczy ryzyko niezgodności z przepisami i usprawni proces raportowania.
Transparentność wynagrodzeń staje się jednym z kluczowych elementów nowoczesnego zarządzania zasobami ludzkimi. Dla wielu organizacji to nie tylko obowiązek prawny, ale również szansa na budowanie zaufania pracowników i wzmacnianie marki pracodawcy (employer brandingu).
Przygotuj firmę do raportowania luki płacowej z easybooks
Rzetelne dane kadrowo-płacowe to fundament zgodności z Dyrektywą UE 2023/970. easybooks zapewnia kompleksową obsługę kadr i płac oraz księgowości, dzięki której Twoja firma bez stresu spełni nowe obowiązki – od uporządkowania danych i wartościowania stanowisk, po sprawne raportowanie luki płacowej.
👉 Skontaktuj się z zespołem easybooks i przygotuj firmę na jawność wynagrodzeń, zanim zrobią to za Ciebie przepisy.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Od kiedy obowiązuje raportowanie luki płacowej? Pierwsze raporty największych firm (250+ pracowników) mają być składane od 2027 r., corocznie. Mniejsi pracodawcy raportują rzadziej i w późniejszych terminach.
Czy dyrektywa nakazuje zrównanie wynagrodzeń? Nie. Dyrektywa wymaga, by różnice płacowe wynikały z obiektywnych, neutralnych płciowo kryteriów, a nie z płci pracownika.
Kiedy trzeba przeprowadzić wspólną ocenę wynagrodzeń? Gdy luka płacowa w danej grupie pracowników wynosi co najmniej 5% i nie da się jej uzasadnić obiektywnymi kryteriami.
