Zwrot VAT z zagranicy – kto może odzyskać podatek i jak złożyć VAT-REF?

Paliwo kupione podczas delegacji, parking przy zagranicznym biurze czy udział w targach w innym państwie UE mogą oznaczać dla firmy wydatki zawierające lokalny VAT. Zwrot VAT z zagranicy pozwala odzyskać ten podatek, jeśli przedsiębiorca spełnia warunki procedury VAT-REF, a przepisy danego kraju dopuszczają odliczenie konkretnego wydatku. Nie wystarczy jednak zebrać faktur. Trzeba sprawdzić prawo do zwrotu, przygotować elektroniczny wniosek i dotrzymać terminu. Wyjaśniamy, na co zwrócić uwagę. Na czym polega zwrot VAT z zagranicy? VAT-REF to procedura umożliwiająca polskiemu przedsiębiorcy odzyskanie VAT naliczonego w innym państwie Unii Europejskiej. Wniosek składa się elektronicznie za pośrednictwem polskiej administracji podatkowej, ale o zwrocie decyduje państwo, w którym poniesiono wydatek. Zagranicznego VAT nie odlicza się w polskim JPK_V7 tak samo jak podatku z krajowej faktury. Potrzebna jest odrębna procedura i sprawdzenie zasad obowiązujących w państwie zwrotu. Opisane rozwiązanie dotyczy państw UE. Odzyskiwanie podatku z krajów takich jak Wielka Brytania, Norwegia czy Szwajcaria wymaga osobnej analizy. Kto może ubiegać się o zwrot zagranicznego VAT? Z procedury korzystają zasadniczo polscy czynni podatnicy VAT, których zagraniczne zakupy służą działalności dającej prawo do odliczenia. Znaczenie ma również sytuacja przedsiębiorcy w państwie zwrotu. Należy sprawdzić przede wszystkim, czy w okresie objętym wnioskiem: nie posiadał tam siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, z którego dokonywano transakcji; nie wykonywał lokalnej sprzedaży wykluczającej zastosowanie procedury; ponosił wydatki związane z działalnością uprawniającą do odliczenia VAT. Od warunku dotyczącego lokalnej sprzedaży istnieją wyjątki, m.in. dla niektórych transakcji rozliczanych przez nabywcę. Przedsiębiorca korzystający w Polsce ze zwolnienia podmiotowego z VAT zasadniczo nie odzyska podatku w tej procedurze. Przy działalności mieszanej, obejmującej sprzedaż z prawem i bez prawa do odliczenia, konieczne może być zastosowanie proporcji. Jakie wydatki mogą podlegać zwrotowi VAT? Weryfikacji warto poddać faktury za: paliwo i wynajem samochodów; parkingi, autostrady i inne opłaty drogowe; taksówki oraz transport publiczny; wstęp na targi i wystawy; narzędzia, części i materiały wykorzystywane w firmie; noclegi oraz inne koszty podróży służbowych. Nie każdy wydatek firmowy daje prawo do zwrotu. Poszczególne państwa ograniczają odliczenie m.in. od wydatków samochodowych, noclegów, gastronomii czy reprezentacji. Przykładowo firma uczestnicząca w zagranicznych targach powinna osobno ocenić fakturę za wstęp, paliwo i hotel. To, że wszystkie zakupy dotyczą tego samego wyjazdu, nie oznacza identycznych zasad odzyskania podatku. Do kiedy złożyć wniosek o zwrot VAT z zagranicy? Wniosek za dany rok należy złożyć do 30 września roku następnego. Oznacza to, że: termin dotyczący wydatków z 2025 r. upłynął 30 września 2026 r.; wniosek dotyczący wydatków z 2026 r. należy złożyć najpóźniej 30 września 2027 r. Dokumenty warto kompletować na bieżąco. Brak danych nabywcy, nieczytelna faktura albo błędnie określony rodzaj wydatku mogą utrudnić przygotowanie wniosku przed terminem. Jaka jest minimalna kwota VAT do zwrotu? Próg dotyczy kwoty podatku objętej wnioskiem, a nie wartości zakupów. Wynosi on: 400 euro lub równowartość w lokalnej walucie – jeśli wniosek obejmuje okres krótszy niż rok, ale nie krótszy niż trzy miesiące; 50 euro lub równowartość w lokalnej walucie – jeśli wniosek obejmuje cały rok albo pozostałą część roku, także krótszą niż trzy miesiące. Podatek z poszczególnych państw rozlicza się oddzielnie. Nie można dowolnie sumować VAT z kilku krajów, aby osiągnąć wymagany próg dla jednego z nich. eur-lex.europa.eu Jak złożyć VAT-REF krok po kroku? Zacznij od uporządkowania faktur według państwa i okresu. Następnie sprawdź, które zakupy uprawniają do zwrotu i czy obowiązują ograniczenia dotyczące ich odliczenia. Do przygotowania wniosku potrzebne będą m.in.: dane identyfikacyjne firmy; dane sprzedawców; numery i daty faktur; wartości zakupów oraz kwoty podatku; informacje o rodzaju wydatków; dane rachunku bankowego. Trzeba również sprawdzić wymagania dotyczące załączników. Państwo zwrotu może wymagać kopii faktur lub dodatkowych informacji. Wniosek składa się elektronicznie na formularzu VAT-REF, korzystając z aktualnej ścieżki udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Po wysłaniu należy zachować potwierdzenie i monitorować korespondencję dotyczącą sprawy. podatki.gov.pl Jak uniknąć błędów przy odzyskiwaniu VAT? Najczęstsze problemy wynikają z niekompletnej dokumentacji, uwzględniania wydatków prywatnych i założenia, że wszystkie kraje stosują takie same zasady odliczenia. Warto też sprawdzić, czy zagraniczny VAT został naliczony prawidłowo. Jeżeli sprzedawca błędnie doliczył lokalny podatek, właściwym działaniem może być uzyskanie korekty faktury, a nie złożenie wniosku o jego zwrot. Możliwość poprawienia VAT-REF zależy od rodzaju błędu i zasad państwa zwrotu. Korekta nie powinna być traktowana jako sposób na automatyczne obejście terminu złożenia wniosku. Rozliczaj zagraniczne wydatki z Zleć Księgowość Twoja firma regularnie ponosi koszty w innych krajach UE? Włącz ich przegląd do bieżącej obsługi księgowej. Uporządkowana dokumentacja ułatwia ocenę prawa do zwrotu i przygotowanie danych we właściwym terminie. Poznaj nasze usługi księgowe lub skontaktuj się z Zleć Księgowość, aby omówić rozliczanie zagranicznych wydatków Twojej firmy.

+48 572 096 612

info@easybooks.pl

Zwrot VAT z zagranicy – kto może odzyskać podatek i jak złożyć VAT-REF?