Biała lista podatników VAT (inaczej wykaz podatników VAT) to narzędzie stworzone z myślą o przedsiębiorcach, którzy chcą mieć pewność, że współpracują z rzetelnymi kontrahentami. Wykaz jest prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i aktualizowany codziennie w dni robocze. Zawiera informacje o podmiotach zarejestrowanych, niezarejestrowanych, wykreślonych oraz przywróconych do rejestru VAT.
Dzięki białej liście podatników VAT możesz szybko sprawdzić, czy Twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT oraz, czy korzysta z rachunku bankowego zgłoszonego do Urzędu Skarbowego.
Czym jest biała lista podatników VAT?
Biała lista to publicznie dostępny wykaz, który:
- potwierdza status podatnika VAT (czynny, zwolniony, wykreślony),
- umożliwia weryfikację numerów rachunków bankowych przypisanych do działalności,
- pomaga ocenić wiarygodność kontrahenta.
Warto zaznaczyć, lista obejmuje wyłącznie rachunki firmowe zgłoszone do Urzędu Skarbowego i potwierdzone w systemie STIR. Nie ma tam prywatnych kont osobistych.
Jak sprawdzić, czy kontrahent znajduje się na białej liście?
Dostęp do białej listy podatników VAT online jest bezpłatny. Wyszukiwarka dostępna na stronie Ministerstwa Finansów pozwala znaleźć kontrahenta po:
- numerze NIP,
- numerze REGON,
- nazwie firmy,
- numerze rachunku bankowego.
Dodatkowo możesz wskazać konkretną datę, aby sprawdzić status podatnika w danym dniu. To szczególnie istotne przy kontrolach podatkowych – wydruk z białej listy VAT stanowi dowód w dokumentacji.
Więcej sposobów na sprawdzenie kontrahentów znajdziesz w naszym materiale wideo na YouTube!
Jak znaleźć się na białej liście podatników VAT?
Przedsiębiorca nie musi samodzielnie zgłaszać się do rejestru. Dane są automatycznie pobierane z systemów takich jak CEIDG, KRS czy Urzędy Skarbowe.
Jeśli jednak zauważysz błędy w danych, masz prawo wystąpić do Szefa KAS z wnioskiem o ich sprostowanie. Regularne aktualizowanie informacji w rejestrach (np. CEIDG przy jednoosobowej działalności gospodarczej) to klucz do tego, aby Twój rachunek zawsze widniał na liście.
Zakres informacji dostępnych w wykazie
W białej liście podatników VAT znajdziesz m.in.:
- dane identyfikacyjne firmy (nazwa, adres, NIP, REGON, KRS),
- status podatnika VAT,
- daty rejestracji, odmowy rejestracji i wykreślenia,
- dane wspólników, prokurentów i osób uprawnionych do reprezentacji,
- numery rachunków rozliczeniowych zgłoszonych do Urzędu Skarbowego.
Dlaczego rachunek bankowy może nie widnieć na białej liście?
Brak rachunku na białej liście podatników VAT może wynikać z kilku przyczyn:
- przedsiębiorca korzysta z prywatnego konta osobistego zamiast firmowego,
- rachunek nie został zgłoszony do Urzędu Skarbowego,
- bank nie przesłał danych do systemu STIR.
W takiej sytuacji należy upewnić się, że konto jest firmowe, a następnie zgłosić je przez CEIDG (dla JDG) lub KRS (dla spółek).
Jak zgłosić rachunek bankowy do CEIDG?
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, zgłoszenie rachunku odbywa się online:
- Zaloguj się do systemu Biznes.gov.pl,
- Złóż wniosek o zmianę wpisu w CEIDG,
- W formularzu wskaż numer rachunku, jego typ oraz dane banku.
- Po zatwierdzeniu przez Urząd Skarbowy rachunek zostanie dodany do białej listy VAT.
Sankcje za korzystanie z rachunku spoza białej listy
Od 2020 roku obowiązują sankcje za dokonywanie płatności powyżej 15 000 zł na konto, które nie widnieje w wykazie. W takim przypadku przedsiębiorca:
- nie może zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodu,
- ponosi solidarną odpowiedzialność za niezapłacony VAT przez kontrahenta.
Jedynym sposobem uniknięcia sankcji jest złożenie zawiadomienia do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od wykonania przelewu.
Jak korzystać z białej listy w praktyce?
Aby skutecznie wykorzystywać białą listę podatników VAT:
- sprawdzaj kontrahentów, zwłaszcza nowych partnerów biznesowych,
- zawsze weryfikuj rachunek w dniu dokonywania przelewu,
- dbaj o aktualność własnych danych w CEIDG lub KRS.
Jeśli potrzebujesz wsparcia ze strony księgowej i kadrowo-płacowej skontaktuj się z nami!
Tekst oparty na podstawie: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00226
