Od wprowadzenia w Polsce systemu kaucyjnego (obowiązuje od 1 października 2025 r.) przedsiębiorcy mierzą się z nowymi problemami księgowymi i podatkowymi. Jednym z najczęstszych pytań jest to, czy kaucja zapłacona za butelki lub puszki, których nie da się już zwrócić, może stanowić koszt uzyskania przychodu.
Dobra wiadomość: zarówno Ministerstwo Finansów, jak i Krajowa Informacja Skarbowa (KIS) potwierdziły, że w określonych okolicznościach odpowiedź brzmi tak.
Kiedy kaucja nie jest kosztem podatkowym?
Co do zasady sama zapłata kaucji nie jest kosztem uzyskania przychodu, ponieważ ma ona charakter zwrotny. Po oddaniu opakowania przedsiębiorca odzyskuje wpłaconą kwotę (50 gr za butelkę PET lub puszkę, 1 zł za butelkę szklaną wielokrotnego użytku).
Dopóki kaucję można odzyskać, wydatek nie ma charakteru definitywnego (ostatecznego) – a więc nie może zostać zaliczony do kosztów podatkowych.
Co się dzieje, gdy opakowania nie da się zwrócić?
Sytuacja zmienia się, gdy zwrot opakowania staje się niemożliwy z przyczyn związanych z prowadzoną działalnością.
Przykłady obejmują sytuacje, w których:
- opakowanie zostaje zniszczone podczas wydarzenia,
- pracownik przypadkowo je wyrzuca,
- zabiera je klient lub kontrahent,
- względy organizacyjne uniemożliwiają jego zwrot.
W takich przypadkach przedsiębiorca bezpowrotnie traci kaucję – wpłacona kwota przestaje być zwrotna i staje się wydatkiem definitywnym.
Stanowisko Ministerstwa Finansów
W odpowiedzi opublikowanej 28 kwietnia 2026 r. (platforma Eureka) Ministerstwo Finansów wskazało, że nie można z góry zakładać, iż niezwrócona kaucja nigdy nie spełni kryteriów kosztu podatkowego.
Jeżeli wydatek:
- jest bezpośrednio związany z prowadzoną działalnością,
- został poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
- oraz jest właściwie udokumentowany,
może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu (zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).
Potwierdzenie w interpretacji KIS
Podejście to potwierdziła interpretacja indywidualna z 25 maja 2026 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.143.2026.1.JG).
Sprawa dotyczyła samorządowej instytucji kultury organizującej wydarzenia kulturalne i sportowo-rekreacyjne. Podczas imprez część butelek i puszek była niszczona lub zabierana przez uczestników, co uniemożliwiało ich zwrot i odzyskanie kaucji.
KIS uznała, że takie straty stanowią normalne ryzyko gospodarcze związane z działalnością instytucji. W efekcie niezwrócone kaucje mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Co to oznacza dla przedsiębiorców?
Każdy przypadek należy oceniać indywidualnie, ale stanowiska Ministerstwa Finansów i KIS są korzystne dla podatników. Warto pamiętać, że odpowiedź MF nie ma mocy ochronnej interpretacji ogólnej – dlatego kluczowe znaczenie ma dokumentacja.
Przedsiębiorcy powinni:
- rzetelnie udokumentować okoliczności uniemożliwiające zwrot opakowania (np. protokół strat),
- wykazać związek wydatku z prowadzoną działalnością.
Nie wiesz, jak rozliczyć kaucję w kosztach? Pomoże easybooks
Rozliczenie systemu kaucyjnego wymaga indywidualnej oceny i solidnej dokumentacji – a przy rozproszonych, drobnych kwotach łatwo o błąd. easybooks to biuro rachunkowe zapewniające pełną obsługę księgową i doradztwo podatkowe, które pomoże ustalić, czy w Twojej sytuacji niezwrócona kaucja może zostać uznana za koszt uzyskania przychodu, i poprawnie ująć ją w księgach.
👉 Skontaktuj się z zespołem easybooks i rozlicz kaucje z systemu kaucyjnego bez ryzyka.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy zapłacona kaucja jest kosztem uzyskania przychodu? Co do zasady nie – dopóki jest zwrotna, pozostaje neutralna podatkowo. Kosztem może stać się dopiero wtedy, gdy jej odzyskanie jest niemożliwe.
Kiedy niezwrócona kaucja może być kosztem podatkowym? Gdy wydatek jest związany z działalnością, poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów i właściwie udokumentowany.
Czy stanowisko MF chroni przedsiębiorcę jak interpretacja? Nie. Odpowiedź MF nie daje ochrony jak interpretacja ogólna, dlatego istotne jest udokumentowanie okoliczności utraty kaucji.
