Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) istotnie zmieni nie tylko sposób wystawiania faktur, ale również zasady ich doręczania i odbioru. Od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się podstawowym kanałem przekazywania faktur pomiędzy podatnikami VAT w Polsce.
Obowiązek odbioru faktur w KSeF
Od 1 lutego 2026 r. zasadą będzie doręczanie faktur ustrukturyzowanych – w tym również faktur wystawionych w trybie offline24 – za pośrednictwem KSeF. Co istotne, obowiązek odbioru faktur w KSeF obejmie wszystkich podatników posiadających NIP, także tych, którzy do końca marca 2026 r. będą jeszcze zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
Oznacza to, że:
- jeżeli sprzedawca ma obowiązek wystawiać faktury w KSeF,
- a nabywca jest polskim podatnikiem posiadającym NIP,
to faktura musi zostać doręczona w KSeF, nawet jeżeli nabywca sam nie ma jeszcze obowiązku wystawiania faktur w tym systemie.
Do 31 stycznia 2026 r. sytuacja wygląda inaczej – to nabywca decyduje, w jakiej formie chce otrzymać fakturę, a sprzedawca nie może dostarczyć jej w KSeF bez jego zgody. Ten model przestanie jednak obowiązywać wraz z wejściem w życie obligatoryjnego KSeF.
Wyjątki od obowiązku doręczania faktur w KSeF
Ustawa o VAT (art. 106gb) przewiduje wyjątki, w których faktura nie będzie doręczana za pośrednictwem KSeF, mimo obowiązywania systemu. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy:
- miejscem świadczenia jest terytorium innego państwa członkowskiego UE lub państwa trzeciego,
- nabywca nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
- nabywca posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, ale to miejsce nie uczestniczy w danej transakcji,
- nabywcą jest podatnik z innego państwa UE korzystający z procedury SME,
- nabywca nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej,
- nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.
W tych przypadkach faktura będzie udostępniana nabywcy w inny, uzgodniony sposób (np. w formie PDF).
Moment otrzymania faktury a skutki podatkowe
Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru KSeF. To właśnie ten moment będzie decydował m.in. o:
- prawie do odliczenia VAT,
- ujęciu kosztu w rozliczeniach podatkowych.
Jeżeli jednak – na podstawie przepisów – faktura musi zostać udostępniona nabywcy poza KSeF, za datę jej otrzymania uznaje się dzień faktycznego otrzymania dokumentu.
Dodatkowa kopia faktury poza KSeF
Mimo że faktura zostanie formalnie doręczona w KSeF, sprzedawca może, ale nie musi, przekazać nabywcy dodatkową wizualizację faktury (np. PDF) poza systemem. Zależy to wyłącznie od jego dobrej woli – nie jest to obowiązek ustawowy.
„Zwykłe” faktury a prawo do odliczenia VAT
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF nie zostało powiązane z zakazem odliczania VAT z faktur wystawionych z naruszeniem obowiązku ich wystawienia w KSeF. Przepisy nie przewidują również sankcji dla podatników, którzy:
- odliczą VAT,
- lub rozpoznają koszty podatkowe
na podstawie „zwykłych” faktur papierowych lub elektronicznych wystawionych nieprawidłowo.
Takie stanowisko potwierdził m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 12 sierpnia 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG).
Podsumowanie
Obowiązkowy KSeF to nie tylko zmiana formy faktury, ale całkowita zmiana logiki jej doręczania i momentu wywoływania skutków podatkowych. Dla podatników oznacza to konieczność:
- przygotowania systemów do odbioru faktur,
- zmiany procedur wewnętrznych,
- uważnego monitorowania momentu nadania numeru KSeF.
Im wcześniej firmy dostosują swoje procesy, tym mniej ryzyk i chaosu w 2026 roku.
