Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest jednym z kluczowych elementów cyfryzacji rozliczeń podatkowych w Polsce. Aby jednak system działał sprawnie i bezpiecznie, niezbędne jest prawidłowe zarządzanie dostępami osób i podmiotów działających w imieniu podatnika.
Kto może korzystać z KSeF?
Z KSeF mogą korzystać:
- sami podatnicy,
- osoby przez nich wskazane, takie jak pracownicy działów księgowości,
- biura rachunkowe,
- pełnomocnicy i doradcy.
Zakres dostępu zależy od rodzaju nadanych uprawnień – od wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych po zarządzanie uprawnieniami innych użytkowników.
Nadawanie, zmiana i odbieranie uprawnień – podstawowe zasady
Podatnik ma prawo:
- nadać uprawnienia do korzystania z KSeF,
- zmienić ich zakres,
- odebrać wcześniej przyznane uprawnienia,
- upoważnić inne osoby do dalszego zarządzania dostępami.
Przepisy przewidują dwa podstawowe tryby nadawania uprawnień.
Nadawanie uprawnień bezpośrednio w KSeF
(uprawnienia bezpośrednie – głównie dla osób fizycznych prowadzących działalność)
Jest to najszybszy i najczęściej stosowany sposób. Wymaga wcześniejszego uwierzytelnienia podatnika w systemie, np. za pomocą:
- profilu zaufanego,
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Podczas nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień należy wskazać m.in.:
- NIP podatnika,
- dane osoby fizycznej lub podmiotu otrzymującego uprawnienia,
- rodzaj nadawanych uprawnień,
- informację, czy dana osoba jest przedstawicielem podatkowym.
Uprawnienia nadane w tym trybie są rejestrowane w systemie niemal natychmiast po przetworzeniu zgłoszenia.
Nadawanie uprawnień poprzez zawiadomienie do urzędu skarbowego (ZAW-FA)
(uprawnienia pośrednie – głównie dla osób prawnych)
Ten tryb jest przeznaczony w szczególności dla:
- podmiotów, które nie mogą uwierzytelnić się w KSeF,
- cudzoziemców nieposiadających NIP, PESEL ani polskiego podpisu kwalifikowanego.
W takiej sytuacji podatnik składa do właściwego naczelnika urzędu skarbowego formularz ZAW-FA (obecnie w formie papierowej). Na jednym formularzu można wskazać jedną osobę, która otrzyma pełne uprawnienia do KSeF i będzie mogła dalej zarządzać dostępami już z poziomu systemu.
W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych składanie ZAW-FA co do zasady nie jest wymagane – przedsiębiorca uzyskuje dostęp do KSeF automatycznie po skutecznym uwierzytelnieniu.
Podsumowanie
Prawidłowe zarządzanie uprawnieniami w KSeF jest kluczowe dla bezpiecznego i efektywnego korzystania z systemu. Warto zadbać o odpowiednie nadanie dostępów z wyprzedzeniem, aby uniknąć problemów organizacyjnych i formalnych w codziennej pracy z fakturami ustrukturyzowanymi.
Zespół Easybooks pomoże Ci przygotować procedury, ustawić procesy księgowe i bezpiecznie przejść przez obowiązki związane z KSeF – bez chaosu i ryzyka kar.
Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o praktycznym wdrożeniu KSeF w Twojej firmie.
