Eksport usług do krajów poza UE to spełnienie marzeń wielu przedsiębiorców, którzy chcą rozwijać swoje firmy i zdobywać nowych klientów na całym świecie. Zlecenia z USA, Kanady, Norwegii czy Wielkiej Brytanii stają się coraz częstsze. Wraz z tym pojawia się jednak kluczowe pytanie: jak prawidłowo rozliczyć eksport usług poza UE, aby uniknąć błędów i problemów z urzędem skarbowym?
Ten artykuł to praktyczny przewodnik, który w przystępny sposób wyjaśnia, czym jest eksport usługi, jakie obowiązują zasady rozliczania VAT, jak wystawiać fakturę i co warto wiedzieć, zanim wykonasz usługę dla kontrahenta poza UE.
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w rozliczeniach międzynarodowych, sprawdź naszą ofertę usług księgowych – pomagamy przedsiębiorcom w bezpiecznym rozliczaniu eksportu usług, VAT i transakcji zagranicznych.
Czym jest eksport usług do krajów poza UE?
Pojęcie ,,eksport usług” nie występuje w polskiej ustawie o VAT. Ustawa mówi natomiast o usługach, których miejscem świadczenia jest terytorium innego państwa. W praktyce gospodarczej pojęcie ,,eksport usług poza UE” nadal funkcjonuje – odnosi się do sytuacji, w której polski przedsiębiorca świadczy usługi na rzecz kontrahenta spoza Polski i spoza Unii Europejskiej.
Oznacza to, że przykładowo polska firma marketingowa obsługująca klienta z Kanady, lub biuro projektowe realizujące zlecenie dla spółki z USA świadczą usługi, które można zakwalifikować jako eksport usług do krajów poza UE.
W takich przypadkach kluczowe jest prawidłowe określenie miejsca świadczenia usług, ponieważ to ono decyduje o tym, czy transakcja podlega opodatkowaniu VAT w Polsce, czy też nie.
Eksport usług a miejsce świadczenia – jak ustalić, gdzie rozliczyć VAT?
Zasady określania miejsca świadczenia usług znajdują się w art. 28b–28n ustawy o VAT. W skrócie – nie liczy się, gdzie fizycznie wykonujesz usługę, ale gdzie znajduje się Twój kontrahent.
Usługi B2B
Jeśli Twoim klientem jest firma spoza UE, zastosowanie ma zasada ogólna opisana w art. 28b ustawy o VAT: „Miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym nabywca posiada siedzibę działalności gospodarczej.”
Co to oznacza w praktyce?
- Usługa nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce,
- Kontrahent sam rozlicza podatek w swoim kraju – często na zasadzie reverse charge (odwrotnego obciążenia),
- Ty jako usługodawca wystawiasz fakturę bez stawki VAT, z odpowiednią adnotacją.
Przykład: Polski informatyk świadczy usługę dla firmy z USA. Miejscem świadczenia usługi jest kraj siedziby nabywcy – czyli USA. Oznacza to, że transakcja nie podlega VAT w Polsce, a na fakturze nie wpisujesz stawki VAT.
Wyjątki od zasady ogólnej
Nie wszystkie usługi można rozliczać według powyższego schematu. Dla niektórych kategorii obowiązują inne zasady ustalania miejsca świadczenia:
- usługi związane z nieruchomościami – miejscem opodatkowania jest kraj, w którym nieruchomość się znajduje (art. 28e).
- usługi kulturalne, sportowe, edukacyjne, rozrywkowe – miejscem opodatkowania jest kraj, gdzie faktycznie odbywa się wydarzenie (art. 28g).
- transport osób – miejsce świadczenia to miejsce, gdzie odbywa się transport (art. 28f).
W każdym przypadku warto dokładnie sprawdzić, czy Twoja usługa nie podlega jednym z wyjątków. Jeśli nie masz pewności – nasi księgowi z działu usług księgowych pomogą Ci ustalić właściwą kwalifikację podatkową.
Usługi B2C
Inaczej wygląda sytuacja, gdy świadczysz usługę dla osoby fizycznej spoza UE (np. klienta indywidualnego z USA). Wówczas miejscem świadczenia usług jest kraj, w którym odbiorca ma miejsce zamieszkania.
Dotyczy to m.in. usług:
- doradczych i konsultingowych,
- prawniczych i tłumaczeniowych,
- reklamowych i marketingowych,
- finansowych i ubezpieczeniowych,
- licencjonowania oprogramowania i praw autorskich.
To oznacza, że nawet w relacji z osobą prywatną spoza UE, Twoja usługa może nie podlegać VAT w Polsce.
Jak rozliczyć eksport usług usług do krajów poza UE?
Aby poprawnie rozliczyć eksport usług poza Unię Europejską, warto trzymać się czterech kroków.
1. Ustal status kontrahenta
Ustal, czy Twój kontrahent rzeczywiście jest podatnikiem prowadzącym działalność. Dowodem może być:
- numer rejestracyjny firmy,
- wpis do rejestru przedsiębiorców,
- adres strony internetowej z danymi spółki,
- umowa lub zamówienie.
To niezwykle ważne, ponieważ tylko wtedy możesz zastosować regułę z art. 28b ustawy o VAT.
2. Wystaw fakturę za eksport usług
Faktura za eksport usług powinna być wystawiona bez stawki VAT, z odpowiednim oznaczeniem. Powinna zawierać:
- dane usługodawcy i usługobiorcy,
- numer faktury, datę wystawienia i sprzedaży,
- opis usługi,
- cenę netto,
- adnotację: „Usługa nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce – art. 28b ustawy o VAT. Reverse charge.”
Jeżeli faktura wystawiana jest w walucie obcej, kwotę należy przeliczyć wg średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury.
3. Zadbaj o dokumentację
Dobrze udokumentowany eksport usług to gwarancja bezpieczeństwa w razie kontroli. Warto posiadać:
- kopię umowy z kontrahentem,
- potwierdzenie wykonania usługi (np. raport, e-mail, faktura),
- potwierdzenie zapłaty.
Dzięki temu możesz łatwo wykazać, że usługa była faktycznie świadczona poza terytorium kraju.
4. Wykaz transakcji w deklaracji VAT i JPK_V7
Eksport usług do krajów poza UE ujmuje się w części „Usługi świadczone poza terytorium kraju” deklaracji VAT lub JPK_V7. Nie wykazuje się w niej VAT należnego, ale transakcję trzeba ująć w ewidencji.
Jeśli Twoja księgowość jest prowadzona przez biuro rachunkowe, upewnij się, że transakcja jest prawidłowo oznaczona. W razie potrzeby możesz skorzystać z naszych usług księgowych i obsługi kadrowo-płacowej, aby uniknąć błędów w ewidencji VAT.
Eksport usług do krajów poza UE a faktura - najczęstsze błędy
Błędy w fakturach to częsty problem, szczególnie w firmach, które dopiero zaczynają współpracę z zagranicznymi kontrahentami.
Oto, czego warto unikać:
- Wykazywanie VAT na fakturze mimo braku obowiązku.
- Brak adnotacji „reverse charge” lub „nie podlega opodatkowaniu w Polsce”.
- Błędne przeliczenie kwoty według kursu walutowego.
- Nieuwzględnienie transakcji w JPK_V7.
- Brak potwierdzenia statusu kontrahenta (np. firmy z kraju trzeciego).
- Uniknięcie tych błędów pozwala uniknąć korekt i ewentualnych kar skarbowych.
Eksport usług do krajów poza UE a VAT – różnice między transakcjami
W przypadku eksportu usług wewnątrz Unii Europejskiej (np. Polska – Niemcy) obowiązują zasady podobne do eksportu poza UE, ale z jednym wyjątkiem – przedsiębiorca musi posiadać aktywny numer NIP-UE i wykazywać transakcje w informacji podsumowującej VAT-UE.
Natomiast w eksporcie usług poza Unię Europejską:
- nie musisz mieć NIP-UE,
- nie składasz informacji VAT-UE,
- obowiązuje tylko deklaracja VAT / JPK_V7.
Czy eksport usług poza UE musi być zgłaszany do urzędu skarbowego?
Nie, sama transakcja eksportowa nie wymaga osobnego zgłoszenia, ale musi być prawidłowo ujęta w deklaracji VAT. Urząd skarbowy może jednak poprosić o przedstawienie dokumentacji potwierdzającej miejsce świadczenia usług i status kontrahenta.
Dlatego warto mieć wszystko uporządkowane i zachowane w formie papierowej lub elektronicznej – szczególnie, jeśli korzystasz z księgowości online.
Eksport usług poza UE - przykładowe branże
Eksport usług do krajów poza UE dotyczy wielu branż – nie tylko dużych firm, ale też freelancerów i mikroprzedsiębiorców.
Najczęściej spotykane przykłady to:
- branża IT i software development,
- usługi marketingowe i reklamowe,
- tłumaczenia i copywriting,
- doradztwo biznesowe i prawne,
- projektowanie graficzne,
- usługi finansowe i analityczne.
Każda z tych usług może być traktowana jako eksport, jeśli kontrahent ma siedzibę poza UE.
Jak bezpiecznie rozliczyć eksport usług poza Unię Europejską?
Eksport usług do krajów poza UE to ogromna szansa dla firm rozwijających działalność międzynarodową. Jednocześnie wymaga znajomości zasad rozliczania VAT i odpowiedniego przygotowania dokumentów.
Najważniejsze zasady, o których warto pamiętać:
- miejscem świadczenia usług jest kraj siedziby nabywcy.
- faktura nie zawiera VAT – należy dodać adnotację „reverse charge”.
- transakcję wykazuje się w deklaracji VAT jako „usługi świadczone poza terytorium kraju”.
- dokumentacja to klucz do bezpieczeństwa w razie kontroli.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje rozliczenia są prowadzone poprawnie i zgodnie z przepisami – skontaktuj się z nami. Skorzystaj z naszych usług księgowych oraz obsługi kadrowo-płacowej, również w zakresie transakcji międzynarodowych.
Tekst oparty na podstawie: INFORLEX
