Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza istotną zmianę w obszarze rozliczeń pracowniczych. Dotychczas pracownik wracał z delegacji z kompletem dokumentów – fakturami za paliwo, noclegi czy przejazdy. W nowej rzeczywistości faktura nie musi już fizycznie trafić do jego rąk.
Faktura trafia do systemu, nie do pracownika
Po wdrożeniu KSeF faktury dokumentujące wydatki służbowe będą wystawiane jako faktury ustrukturyzowane i udostępniane pracodawcy bezpośrednio w systemie. Może to oznaczać, że pracownik w momencie zakupu nie otrzyma ani papierowej faktury, ani jej wizualizacji. W praktyce dokument pojawi się w KSeF razem z innymi fakturami zakupowymi przypisanymi do NIP pracodawcy.
To z kolei rodzi wyzwanie: jak szybko i poprawnie zidentyfikować, że dana faktura dotyczy konkretnego pracownika i konkretnego wydatku?
Nowe procedury zamiast improwizacji
Aby uniknąć chaosu w rozliczeniach, firmy muszą wdrożyć procesy pozwalające na:
- identyfikację faktur pracowniczych w KSeF,
- przypisanie ich do właściwej osoby,
- opis i akceptację wydatku w systemach wewnętrznych.
Proces ten powinien być elastyczny, ponieważ pracownik – w zależności od sytuacji – może otrzymać od sprzedawcy różne dokumenty potwierdzające transakcję. Kluczowe jest więc, aby już na etapie zakupu na fakturze pojawiły się dane umożliwiające jej późniejsze powiązanie z pracownikiem, takie jak: imię i nazwisko, adres e-mail, numer pracownika, a przy zakupie paliwa – numer rejestracyjny pojazdu.
Jeżeli pracownik otrzyma inny dokument potwierdzający zakup (np. paragon lub potwierdzenie płatności), powinien on zawierać informacje pozwalające powiązać go z fakturą w KSeF, w tym datę, numer faktury oraz kwoty.
Jak KSeF pomaga w identyfikacji wydatków pracowniczych?
Struktura logiczna e-Faktury FA(3) przewiduje kilka rozwiązań, które mogą ułatwić przyporządkowanie faktury do konkretnego pracownika:
1. Identyfikator wewnętrzny (IDWew)
Pracodawca może wygenerować wewnętrzne identyfikatory (np. dla pracowników) i wykorzystać pole IDWew w części Podmiot3 faktury. Dzięki temu faktura może być jednoznacznie przypisana do konkretnej osoby. Dodatkowo możliwe jest nadanie uprawnień do wglądu w takie faktury – zarówno pracownikom księgowości, jak i samym pracownikom.
2. Dane pracownika w części Podmiot3
Alternatywnie w Podmiot3 można wskazać dane pracownika oraz jego rolę, bez użycia identyfikatora wewnętrznego. To prostsze rozwiązanie, które również pozwala na skuteczną identyfikację wydatku.
3. Pole „DodatkowyOpis”
FA(3) umożliwia także dodanie dowolnych informacji w polu DodatkowyOpis, np. wskazania, że dana faktura dotyczy wydatku pracowniczego wraz z danymi osoby dokonującej zakupu.
Elastyczność po stronie pracodawcy
Wskazane metody są jedynie przykładami. Pracodawcy mają swobodę w projektowaniu własnych procesów dostępu do faktur i ich identyfikacji – kluczowe jest, aby były one dopasowane do skali organizacji, liczby pracowników i używanych systemów finansowo-księgowych.
Jedno jest pewne: KSeF wymusi zmianę podejścia do rozliczeń delegacji – a im wcześniej firmy się do niej przygotują, tym mniej problemów pojawi się w praktyce.
