Zasady dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej reguluje Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Od 10 grudnia 2018 roku wprowadzono nowe przepisy, które precyzują, jak pracodawcy powinni zarządzać aktami osobowymi swoich pracowników. W zarządzaniu dokumentacją kadrową może pomóc nasza obsługa-kadrowo płacowa.
Akta osobowe – co musisz wiedzieć?
Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić akta osobowe, które są podzielone na pięć kluczowych części:
Część A
Dane osobowe pracownika, skierowania na badania lekarskie oraz wyniki tych badań.
Część B
Dokumenty związane z umową o pracę, zakresem obowiązków, urlopami (macierzyńskim, ojcowskim, wychowawczym) oraz inne istotne dokumenty z przebiegu zatrudnienia.
Część C
Dokumentacja dotycząca zakończenia pracy, jak wypowiedzenia umowy, świadectwa pracy i ewentualne umowy o zakazie konkurencji.
Część D
Dokumenty związane z karami porządkowymi.
Część E
Dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracownika.
Każdy z tych dokumentów musi być przechowywany w odpowiedniej kolejności, chronologicznie i starannie numerowany.
Elektroniczne akta osobowe
Od 1 stycznia 2019 roku możliwe jest prowadzenie akt osobowych w formie cyfrowej, czyli tzw. e-teczek. Przejście na dokumentację elektroniczną przyniosło ze sobą wiele korzyści:
-
- wszystkie dokumenty są w jednym miejscu, co eliminuje konieczność przekopywania się przez stosy papierów.
-
- szybki i wygodny dostęp do potrzebnych informacji
-
- lepsza ochrona danych, a więc koniec z obawami o zgubienie lub zniszczenie dokumentów.
-
- znaczne oszczędności na przechowywaniu i archiwizacji dokumentacji.
Jak prowadzić e-teczki?
Wszystkie dokumenty muszą zostać zdigitalizowane – wystarczy je zeskanować i zapisać w formie cyfrowej. Pracodawca ma obowiązek podpisywać te dokumenty elektronicznie, aby potwierdzić ich zgodność z oryginałami. Co ważne, jeśli nowy dokument zostanie podpisany elektronicznie, nie trzeba tworzyć jego papierowej wersji.
Zmiany dla pracowników
Jeśli firma decyduje się na przejście na e-teczki, pracodawca musi poinformować pracowników o tej zmianie oraz dać im możliwość odbioru starych, papierowych dokumentów. Mają na to 30 dni od daty powiadomienia. Jeśli dokumenty nie zostaną odebrane, mogą zostać zniszczone.
Jak długo przechowywać dokumenty pracownicze?
Czas przechowywania dokumentacji zależy od tego, kiedy pracownik został zatrudniony:
-
- 10 lat dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku.
-
- 10 lat dla pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018, pod warunkiem, że odpowiednie dokumenty zostały złożone do ZUS.
-
- 50 lat dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku.
Okres ten liczy się od końca roku, w którym zakończono współpracę z pracownikiem. Po upływie tego czasu były pracownik ma miesiąc na odebranie dokumentów, a pracodawca ma rok na ich zniszczenie.
Co zrobić, jeśli pracownik wraca do pracy?
Jeśli pracownik zostanie ponownie zatrudniony w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniego zatrudnienia, jego dokumentacja zostanie kontynuowana. Należy jednak pamiętać, że nie łączy się dokumentacji z różnych okresów, jeśli obowiązują inne zasady przechowywania. Nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz możliwość prowadzenia e-teczek znacząco ułatwiają zarządzanie dokumentami w firmie. To nie tylko wygoda, ale również bezpieczeństwo i oszczędności dla pracodawców.
Tekst oparty na podstawie: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00101
