Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: czy zawsze muszę wystawiać faktury w KSeF? Odpowiedź brzmi: nie zawsze. Ustawa o VAT przewiduje kilka sytuacji, w których dopuszczalne jest wystawianie faktur poza systemem, a dopiero później – lub wcale – ich przesyłanie do KSeF.
1. Cztery sytuacje, w których faktura może powstać poza KSeF
Faktury poza KSeF są dopuszczalne, gdy:
korzystamy z trybu offline24,
trwają prace serwisowe KSeF, ogłoszone w BIP MF,
występuje awaria systemu,
awaria jest ogłoszona w środkach społecznego przekazu (np. media).
W każdej z tych sytuacji nieco inaczej wyglądają obowiązki podatnika, terminy wysyłki faktur do KSeF i zasady ustalania daty wystawienia lub otrzymania.
2. Tryb offline24 – faktura najpierw u Ciebie, potem w KSeF
Tryb offline24 to rozwiązanie, które ma pomóc podatnikom w codziennej pracy – można z niego korzystać powszechnie, bez spełniania dodatkowych warunków.
Jak to działa w praktyce?
Wystawiasz fakturę w swoim systemie (elektronicznie, według wzoru KSeF).
Faktura jest od razu pełnoprawnym dokumentem – możesz ją przekazać klientowi, np. mailem w PDF.
Masz obowiązek przesłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, aby otrzymała numer KSeF.
Jeśli w międzyczasie zostanie ogłoszona awaria systemu, termin przedłuża się do 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Gdy awaria zostanie ogłoszona w mediach społecznego przekazu, wyjątkowo nie ma obowiązku późniejszego dosyłania takich faktur do KSeF.
Od 2027 r. za brak wysyłki faktur w terminie mogą grozić kary finansowe, dlatego warto pilnować tych dat.
Kody QR – po co są dwa?
Faktury wystawione w trybie offline24, zanim trafią do KSeF, muszą:
być oznaczone kodem QR identyfikującym fakturę,
dodatkowo – kodem QR generowanym na podstawie certyfikatu KSeF.
Dzięki temu nabywca może zweryfikować autentyczność faktury i poprawność danych.
Po przesłaniu faktury do KSeF i nadaniu numeru, wizualizacja faktury może być już oznaczona tylko jednym kodem QR.
Data wystawienia i data otrzymania – ważne dla VAT
Data wystawienia – to data wpisana w polu P1 (ta, którą podajesz na fakturze w swoim systemie).
Ta data będzie widniała także w numerze KSeF i na UPO.
Jest to wyjątek od zasady “data wysłania do KSeF = data wystawienia”.Data otrzymania – co do zasady jest to data nadania numeru KSeF.
Dla niektórych podatników (określonych w ustawie) może to być także rzeczywista data otrzymania faktury poza systemem, jeżeli tak ustalono sposób doręczania.
Po stronie nabywcy ważne jest:
właściwe ujęcie daty otrzymania w ewidencji VAT,
unikanie podwójnego zaksięgowania – raz na podstawie faktury otrzymanej poza KSeF, a drugi raz po jej pojawieniu się w systemie.
3. Prace serwisowe KSeF - "klasyczny" tryb offline
Prace serwisowe KSeF:
są planowane,
zwykle odbywają się nocą,
są wcześniej ogłaszane w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (BIP MF).
W czasie prac serwisowych:
nie można wystawiać faktur w systemie,
można skorzystać z trybu offline – bardzo podobnego do offline24.
Co to oznacza?
Wystawiasz fakturę poza KSeF, zgodnie z obowiązującym wzorem.
Oznaczasz ją odpowiednimi kodami QR (identyfikującym fakturę i opartym na certyfikacie KSeF).
Przekazujesz ją klientowi w uzgodniony sposób (np. e-mail).
Masz obowiązek przesłać fakturę do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu prac serwisowych.
Zasady dotyczące daty wystawienia i otrzymania faktury są tu takie same jak w trybie offline24.
4. Awaria systemu - co wtedy?
Gdy dochodzi do awarii KSeF (nieplanowanej, technicznej), w BIP MF publikowane są informacje o:
dacie rozpoczęcia i zakończenia awarii,
przedziale czasowym, w którym system był niedostępny.
Dodatkowo ma działać interfejs, który automatycznie poinformuje użytkowników systemów finansowo-księgowych o awarii.
W czasie awarii:
możesz wystawiać faktury poza KSeF,
muszą one być elektroniczne i zgodne z wzorem KSeF,
mogą być dostarczone nabywcy np. w PDF (po uzgodnieniu sposobu),
muszą być oznaczone kodem QR.
Po zakończeniu awarii:
masz 7 dni roboczych na przesłanie tych faktur do KSeF,
przekroczenie terminu – od 2027 r. – może skutkować karą pieniężną.
Daty:
Data wystawienia – to data z pola P1.
Data otrzymania – co do zasady data faktycznego otrzymania przez nabywcę, chyba że wcześniej nadano numer KSeF – wtedy decyduje data nadania numeru.
W okresie awarii można też wystawiać faktury korygujące, ale tylko do faktur, które mają już numer KSeF. Nie da się od razu skorygować faktury, która jeszcze nie została przesłana do KSeF.
5. Awaria ogłoszona w środkach społecznego przekazu - sytuacje nadzwyczajne
Na wypadek nadzwyczajnych sytuacji (np. poważne zagrożenie infrastruktury) ustawa przewiduje szczególny tryb:
informacja o awarii systemu może zostać ogłoszona w mediach, a nie tylko w BIP MF,
podatnik może wtedy wystawiać faktury i faktury korygujące w dowolnej formie – papierowej lub elektronicznej,
w takim przypadku nie ma obowiązku późniejszego wprowadzania tych faktur do KSeF.
To rozwiązanie jest zarezerwowane na szczególne, wyjątkowe sytuacje.
6. Co warto zrobić w firmie już teraz?
Aby spokojnie korzystać z KSeF i trybów awaryjnych, warto:
przygotować wewnętrzną procedurę na wypadek awarii lub prac serwisowych,
ustalić jasne terminy i odpowiedzialności za dosyłanie faktur do KSeF,
zadbać o poprawne oznaczanie faktur kodami QR,
wdrożyć proces weryfikacji, aby uniknąć podwójnego księgowania faktur offline i “ksefowych”,
przeszkolić zespół księgowy i sprzedażowy z różnic między trybem online, offline24, awarią i pracami serwisowymi.
Chcesz mieć pewność, że faktury offline i awaryjne są wystawiane poprawnie i trafiają do KSeF w terminie?
Zespół Easybooks pomoże Ci przygotować procedury, ustawić procesy księgowe i bezpiecznie przejść przez obowiązki związane z KSeF – bez chaosu i ryzyka kar.
Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o praktycznym wdrożeniu KSeF w Twojej firmie.
