Od rozliczenia VAT za luty 2026 r. podatnicy składający plik JPK_VAT(3) muszą stosować nowe oznaczenia dokumentów. W ewidencji pojawi się obowiązek wskazywania numeru KSeF albo jednego z nowych kodów technicznych: OFF, BFK lub DI.
Nowe zasady obejmują wszystkie dokumenty wykazywane w ewidencji VAT, zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupów. Co ważne, obowiązek ich stosowania dotyczy wszystkich podatników, nawet tych, którzy jeszcze nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
Najważniejsze zasady stosowania nowych oznaczeń
W praktyce oznacza to kilka istotnych zmian:
- każdy dokument ujęty w ewidencji VAT musi zostać oznaczony numerem KSeF albo jednym z kodów: OFF, BFK lub DI,
- nowe oznaczenia stosuje się zarówno w ewidencji sprzedaży, jak i w ewidencji zakupów,
- obowiązek dotyczy wszystkich podatników, niezależnie od tego, czy korzystają już z KSeF,
- jeden dokument może zawierać kilka oznaczeń jednocześnie – zarówno nowych, jak i wcześniej obowiązujących (np. GTU, TP, RO, FP).
Przykładowo raport kasowy może zostać oznaczony kodami RO oraz DI, natomiast faktura papierowa wystawiona do paragonu może zawierać oznaczenia BFK, FP oraz dodatkowe oznaczenia transakcyjne.
Jak oznaczać dokumenty w JPK_VAT od lutego 2026 r.
Faktury ustrukturyzowane (KSeF)
W przypadku faktur wystawionych w systemie KSeF w trybie online w ewidencji należy wskazać numer KSeF zarówno w części sprzedażowej, jak i zakupowej.
Faktury wystawione w trybie offline
Jeżeli faktura została wystawiona w trybie offline lub w czasie niedostępności systemu KSeF, w ewidencji należy wykazać:
- numer KSeF, jeśli został już nadany, lub
- kod DI, jeżeli w momencie wysyłki JPK_VAT faktura nie posiada jeszcze numeru KSeF.
Po nadaniu numeru KSeF konieczne będzie złożenie korekty JPK_VAT.
Faktury wystawione w czasie awarii systemu
Jeżeli faktura została wystawiona w czasie oficjalnej awarii KSeF, w ewidencji należy użyć oznaczenia OFF, o ile numer KSeF nie został jeszcze nadany.
W takim przypadku po późniejszym nadaniu numeru KSeF nie ma obowiązku korygowania JPK_VAT.
Faktury poza KSeF
Faktury wystawione poza KSeF – zarówno w formie papierowej, jak i standardowej elektronicznej – należy oznaczyć kodem BFK.
Ten sam kod stosuje się również do faktur wystawionych przy użyciu kasy fiskalnej.
Inne dokumenty
Nowe oznaczenia będą stosowane także w przypadku innych dokumentów, m.in.:
- faktury VAT RR – w zakupach oznaczenie BFK, a od 1 kwietnia 2026 r. także numer KSeF lub kod DI dla faktur ustrukturyzowanych,
- transakcji z podatnikami zagranicznymi (np. WNT, import usług) – kod DI,
- dokumentów celnych,
- dokumentów wewnętrznych,
- raportów kasowych.
Sprzedaż ewidencjonowana na kasie fiskalnej
Choć do końca 2026 r. sprzedaż kasowa może być w dalszym ciągu dokumentowana na dotychczasowych zasadach, przy wykazywaniu jej w JPK_VAT należy stosować nowe oznaczenia.
Przykłady oznaczeń
| Rodzaj dokumentu | Sposób ewidencji | Oznaczenie |
| Paragon fiskalny | na podstawie raportu okresowego z kasy | RO + DI |
| Faktura do paragonu poza KSeF | w miesiącu wystawienia | FP + BFK (ew. GTU lub inne oznaczenia transakcyjne) |
| Faktura do paragonu w KSeF | w miesiącu wystawienia | numer KSeF lub DI + FP |
| Paragon do 450 zł (faktura uproszczona) | na podstawie raportu kasowego | RO + DI |
Podsumowanie
Zmiany w JPK_VAT obowiązujące od rozliczenia za luty 2026 r. są kolejnym etapem przygotowania systemu podatkowego do powszechnego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Najważniejsze nowe obowiązki to:
- oznaczanie dokumentów numerem KSeF lub kodami OFF, BFK, DI,
- stosowanie nowych oznaczeń zarówno w sprzedaży, jak i zakupach,
- uwzględnianie nowych kodów także przy sprzedaży z kas fiskalnych.
Dla wielu firm oznacza to konieczność aktualizacji systemów księgowych oraz procedur raportowania VAT.
