Od 1 stycznia 2026 r. przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów będą musieli stosować się do zupełnie nowych zasad. To efekt rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r., które zastąpi obowiązujące regulacje z 2019 r.
Największą rewolucją będzie pełna elektronizacja PKPiR — księga będzie musiała być prowadzona elektronicznie, a dane przekazywane w strukturze JPK_PKPIR. Ale zmian jest znacznie więcej: nowe kolumny, nowe obowiązki dokumentacyjne, koniec ulg i uproszczeń, a także dodatkowe ewidencje.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze modyfikacje, które warto znać już dziś.
1. Nowy wzór PKPiR i zasady jej zakładania
Podstawowe zasady pozostają niezmienne — PKPiR zakłada się na początku roku podatkowego lub w dniu rozpoczęcia działalności.
W nowym wzorze księgi znajdziemy jednak kluczowe nowości, m.in.:
- kolumnę nr 3 — numer faktury z KSeF,
- kolumnę nr 5 — identyfikator podatkowy kontrahenta.
Wciąż obowiązuje wymóg prowadzenia księgi rzetelnie i niewadliwie.
2. Koniec uproszczonej PKPiR dla rolników
Od 2026 r. rolnicy nie będą mogli korzystać z uproszczonego wariantu księgi — obowiązywać ich będzie standardowa PKPiR, tak jak pozostałych przedsiębiorców.
3. Likwidacja zwolnień z prowadzenia PKPiR
Zniknie możliwość uzyskania zwolnienia z prowadzenia księgi z powodu wieku, zdrowia czy skali działalności.
Uwaga: Zwolnienia już przyznane zachowają ważność do końca okresu, na jaki zostały wydane.
4. Nowe definicje i usunięcie części pojęć
Z rozporządzenia znikają m.in. określenia „biuro rachunkowe” czy „środki trwałe”. W zamian pojawiają się odniesienia do ustaw o PIT i VAT.
Utrzymano jednak kluczowe definicje niezbędne do prowadzenia PKPiR, takie jak towarów, ceny zakupu i kosztów wytworzenia.
5. Zmiany w zasadach przechowywania dokumentacji
Usunięto przepisy dotyczące:
- miejsca przechowywania księgi i dowodów,
- dokumentowania przesunięć towarów między zakładami.
6. PKPiR obowiązkowo w formie elektronicznej
To jedna z najważniejszych zmian.
Od 2026 r. elektroniczna PKPiR staje się standardem.
Wersję papierową będzie można stosować jedynie wyjątkowo — a wtedy strony muszą być ponumerowane i zszyte.
Elektroniczną formę obowiązkowo stosują m.in. podatnicy raportujący JPK_VAT miesięcznie.
7. Nowe zasady wprowadzania i korygowania zapisów
Zasady podstawowe pozostają:
- zapisy w języku polskim,
- kwoty w PLN.
Korekty można wprowadzać poprzez:
- nowy zapis (lub skreślenie i dopisanie poprawki w wersji papierowej),
- korektę opartą na dokumencie źródłowym.
Nowością jest doprecyzowanie sposobu korygowania — m.in. obowiązek stosowania wartości ujemnych lub koloru czerwonego.
8. Dokumentowanie kosztów — większe ograniczenia
Koszty mogą być ujmowane na podstawie:
- faktur (w tym VAT RR),
- dokumentów celnych,
- rachunków,
- dokumentów zmniejszających koszty,
- not księgowych, opłat, dowodów wewnętrznych, zagranicznych paragonów.
Od 2026 r. nie będzie można zaliczać do kosztów na podstawie:
- dowodu wewnętrznego przy zakupie materiałów pomocniczych w sklepach detalicznych,
- paragonów na zakup materiałów biurowych, środków czystości czy artykułów BHP.
9. Dokumentowanie przychodów — koniec uproszczeń
Przychody ujmuje się na podstawie:
- faktur,
- raportów z kas fiskalnych,
- dowodów wewnętrznych lub ewidencji sprzedaży (gdy nie ma faktury).
Zniesiono możliwość:
- zbiorczych zapisów na podstawie dziennego zestawienia faktur,
- miesięcznych zestawień VAT jako dowodu księgowego.
10. Nowe obowiązki przy sprzedaży bez faktur i kasy fiskalnej
Przedsiębiorcy, którzy nie wystawiają faktur i nie korzystają z kasy, będą musieli prowadzić dzienną ewidencję sprzedaży, uzupełnianą każdego dnia po jej zakończeniu.
11. Spis z natury - zasady bez zmian, formalności zaktualizowane
Spis nadal wykonuje się:
- 1 stycznia,
- na koniec roku,
- przy rozpoczęciu działalności,
- zmianie wspólnika lub likwidacji firmy.
Nowości dotyczą:
- spis podpisują wyłącznie właściciele,
- do PKPiR trafia tylko wartość spisu — szczegółowy wykaz przechowuje się oddzielnie.
Jeśli potrzebujesz wsparcia ze strony księgowej i kadrowo-płacowej, skontaktuj się z nami!
