Od 1 czerwca 2025 roku w życie wchodzi kompleksowy pakiet przepisów zmieniających zasady zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Nowelizacja obejmuje zarówno proces legalizacji pobytu i pracy obcokrajowców, jak i nowe obowiązki dla pracodawców oraz agencji zatrudnienia. Zmiany mają kluczowe znaczenie dla firm korzystających z pracy zagranicznych pracowników – szczególnie w branżach takich jak budownictwo, produkcja, logistyka czy rolnictwo.
Co się zmienia od 1 czerwca 2025 roku?
Zmiany oparto na czterech nowych ustawach, których celem jest:
- uszczelnienie systemu legalizacji pracy cudzoziemców,
- ograniczenie nadużyć w agencjach pracy,
- cyfryzacja procedur urzędowych,
- lepsze dopasowanie przepisów do realiów rynku pracy i unijnych dyrektyw.
Obowiązki pracodawców
Legalność pobytu na terytorium RP
Od czerwca 2025 r. nie będzie możliwe zatrudnianie cudzoziemców przebywających w Polsce na podstawie wizy wydanej przez inne państwo Schengen lub w ramach ruchu bezwizowego (dla wybranych narodowości). Praca będzie legalna wyłącznie, jeśli pobyt cudzoziemca oparty jest na polskim tytule pobytowym.
Większe ograniczenia przy zawieraniu umów z cudzoziemcami
Mimo że umowy cywilnoprawne nie zostaną całkowicie zakazane, nowe przepisy znacząco ograniczają ich stosowanie. W większości przypadków zatrudnienie cudzoziemca będzie możliwe jedynie na umowę o pracę. Elastyczne formy zatrudnienia zostaną zredukowane głównie do prac sezonowych (np. w rolnictwie).
Cyfryzacja procesu zatrudnienia
Od czerwca 2025 r. wszystkie wnioski o zezwolenia na pracę i związane z nimi dokumenty będą składane wyłącznie drogą elektroniczną, przez dedykowany system teleinformatyczny. Dokument, który nie zostanie złożony online, nie zostanie rozpatrzony.
Nowe obowiązki informacyjne
Pracodawcy będą musieli:
- przekazać kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim przed rozpoczęciem pracy,
- powiadomić wojewodę o:
– niepodjęciu pracy w ciągu 2 miesięcy,
– przerwie w pracy powyżej 2 miesięcy,
– zakończeniu pracy przed upływem ważności zezwolenia,
- powiadomić starostę o statusie zatrudnienia w określonych terminach:
– 7 dni na informację o podjęciu pracy,
– 14 dni na informację o jej niepodjęciu.
Ograniczenia dla nowych firm i zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy
Zgodnie z nowymi przepisami, firmy działające na rynku krócej niż 12 miesięcy lub zatrudniające cudzoziemców na mniej niż pół etatu (czyli do 20 godzin tygodniowo), mogą uzyskać zezwolenie na pracę jedynie na okres do 1 roku. Dotychczas możliwe było uzyskanie takiego pozwolenia nawet na 3 lata. Ograniczenia dotyczą również zezwoleń na pracę w związku z pełnieniem określonych funkcji oraz zezwoleń dla cudzoziemców delegowanych do Polski.
Zakaz „outsourcingu pracowniczego"
Nowe przepisy jasno zakazują tzw. outsourcingu pracowniczego, który dotychczas opierał się na obchodzeniu przepisów prawa pracy. Od 1 czerwca:
- skierowanie cudzoziemca do pracy przez podmiot, który nie jest agencją zatrudnienia, grozi grzywną co najmniej 6000 zł za każdego pracownika,
- przekazanie cudzoziemca do pracy pod kierownictwem innego podmiotu (poza legalną pracą tymczasową) wiąże się z karą minimum 3000 zł.
Dodatkowo z początkiem 2025 roku usunięto kod PKD 78.30.Z, eliminując podstawę prawną do stosowania outsourcingu pracowników. Przedsiębiorcy muszą przejść na tzw. outsourcing procesowy – czyli przekazanie całego procesu biznesowego, a nie tylko pracowników.
Koniec „spółek cudzoziemskich"
Ustawodawca ukrócił nadużywaną praktykę powierzania pracy cudzoziemcom w formie powtarzających się świadczeń niepieniężnych w zamian za udziały lub akcje w spółkach. Od 1 czerwca cudzoziemcy nie mogą podejmować działalności gospodarczej w formie spółki z o.o., prostej spółki akcyjnej czy spółki akcyjnej, jeśli wiązałoby się to z wykonywaniem pracy lub usług zamiast świadczenia pieniężnego.
Wyższe kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców
Nowe przepisy znacząco zaostrzają sankcje. Minimalna kara za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi wynosi 3000 zł, a może sięgać aż 50 000 zł. Każdy przypadek liczy się osobno – kara jest liczona za każdego cudzoziemca.
Za oszustwa i nadużycia (np. wprowadzenie w błąd, żądanie łapówek) grożą dodatkowe kary do 6000 zł za osobę.
Jak przygotować się do nowych wymogów prawnych?
Aby skutecznie dostosować się do nadchodzących zmian w zakresie zatrudniania cudzoziemców, pracodawcy powinni już teraz podjąć konkretne działania. Oto trzy kluczowe kroki, które warto wdrożyć:
Audyt procesów zatrudniania cudzoziemców
Na początek należy dokładnie przeanalizować wszystkie obowiązujące umowy zawarte z cudzoziemcami i sprawdzić, czy odpowiadają one nowym przepisom. Warto również ocenić zgodność obecnych praktyk kadrowych z planowanymi regulacjami oraz zidentyfikować potencjalne ryzyka i obszary wymagające zmian – zarówno formalnych, jak i organizacyjnych.
Weryfikacja współpracy z agencjami zatrudnienia
Kolejnym etapem powinna być szczegółowa kontrola podmiotów pośredniczących w zatrudnianiu cudzoziemców. Pracodawca powinien upewnić się, że agencje, z którymi współpracuje, posiadają aktualny wpis do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ). Należy również sprawdzić, czy agencje planują dostosować się do nowych przepisów oraz rozważyć zabezpieczenie alternatywnych źródeł pozyskiwania pracowników w przypadku ryzyka zerwania współpracy.
Rewizja modelu zatrudniania
Ostatni krok to ponowna analiza przyjętego modelu współpracy z cudzoziemcami. Pracodawcy powinni rozważyć, czy bardziej opłacalne i bezpieczne nie będzie zatrudnienie bezpośrednie zamiast korzystania z outsourcingu. Niezbędna jest także ocena ryzyk związanych z różnymi formami zatrudnienia oraz dostosowanie strategii rekrutacyjnej i organizacyjnej do nowych ograniczeń prawnych.
Jeśli potrzebujesz wsparcia ze strony księgowej i kadrowo-płacowej skontaktuj się z nami!
Tekst oparty na podstawie: INFORLEX
