Śmierć pracownika jest jednym z najpoważniejszych zdarzeń w obszarze prawa pracy. Z perspektywy pracodawcy to sytuacja wymagająca nie tylko taktu i sprawnej komunikacji z rodziną, ale także precyzyjnych działań formalnych. Zgodnie z art. 63¹ § 1 Kodeksu pracy, z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa z mocy prawa. Nie oznacza to jednak, że obowiązki pracodawcy kończą się automatycznie. Wręcz przeciwnie – pojawia się szereg zadań kadrowych, ubezpieczeniowych, podatkowych i dokumentacyjnych.
Poniżej przedstawiamy praktyczny przewodnik, co należy zrobić i na co szczególnie uważać.
1) Ustalenie daty zgonu i bezpieczne udokumentowanie zdarzenia
Podstawą działań jest akt zgonu. Data wskazana w akcie jest dniem wygaśnięcia stosunku pracy. W praktyce istotne jest, aby pracodawca mógł tę datę potwierdzić, ale jednocześnie działał zgodnie z zasadami ochrony dokumentacji.
Co ważne, pracodawca nie powinien wykonywać i przechowywać kserokopii aktu zgonu w aktach osobowych. Dokument służy do wglądu i potwierdzenia daty. Dobrym rozwiązaniem jest sporządzenie notatki służbowej o okazaniu aktu zgonu i włączenie jej do części C akt osobowych.
Jeżeli rodzina nie przedstawi aktu zgonu, pracodawca może wystąpić do USC o odpis (skrócony lub zupełny), wykazując interes prawny związany z koniecznością rozliczenia stosunku pracy i wypłaty należności.
2) Świadectwo pracy – mimo wygaśnięcia stosunku pracy
Wygaśnięcie stosunku pracy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku sporządzenia świadectwa pracy. W treści dokumentu jako przyczynę ustania zatrudnienia należy wskazać wygaśnięcie umowy z powodu śmierci pracownika (w praktyce w odpowiednim punkcie świadectwa).
Świadectwo pracy wydaje się na wniosek małżonka lub osoby uprawnionej do renty rodzinnej, a w razie braku takich osób – na wniosek spadkobiercy. Wniosek może zostać złożony papierowo lub elektronicznie, a termin wydania wynosi 7 dni od dnia złożenia wniosku. Oryginał i kopia świadectwa powinny zostać dołączone do części C akt osobowych.
3) Wyrejestrowanie z ZUS – termin i kod przyczyny
Zmarłego pracownika należy wyrejestrować z ubezpieczeń społecznych w ciągu 7 dni. Dokonuje się tego na formularzu ZUS ZWUA, stosując kod przyczyny 500 (zgon osoby ubezpieczonej). To element, który w praktyce bywa przeoczany lub realizowany po terminie, co może powodować korekty dokumentów i korespondencję z ZUS.
4) Ustalenie osób uprawnionych do należności ze stosunku pracy
Kolejnym krokiem jest ustalenie, komu pracodawca może wypłacić zaległe należności. Zgodnie z art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy, prawa majątkowe ze stosunku pracy (takie jak niewypłacone wynagrodzenie czy ekwiwalent za urlop) przechodzą w równych częściach na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki do renty rodzinnej. Dopiero gdy takich osób nie ma, należności wchodzą do spadku.
W praktyce oznacza to, że wypłata „do spadku” nie jest pierwszą opcją – najpierw pracodawca powinien zweryfikować, czy są osoby uprawnione w rozumieniu przepisów o rencie rodzinnej (najczęściej małżonek i dzieci).
Jeżeli nie ma osób uprawnionych do renty rodzinnej, wypłata następuje na rzecz spadkobierców po przedstawieniu prawomocnego postanowienia sądu o nabyciu spadku lub aktu poświadczenia dziedziczenia sporządzonego przez notariusza.
Warto pamiętać o istotnej różnicy: odprawa pośmiertna nie wchodzi do spadku. Jeżeli nie ma osób uprawnionych do renty rodzinnej, odprawy nie wypłaca się w ogóle.
5) Rozliczenie wynagrodzenia, urlopu i innych świadczeń
Pracodawca powinien naliczyć i wypłacić wszystkie należności przysługujące do dnia śmierci, w tym wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, ewentualne nadgodziny, premie należne zgodnie z regulacjami wewnętrznymi oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Jeżeli pracodawca wypłacał świadczenia z ubezpieczenia społecznego (np. zasiłki), należy również zweryfikować ich rozliczenie.
Kluczowa praktyczna zasada: od wypłacanych należności (wynagrodzenie i ekwiwalent) nie potrąca się składek ZUS, natomiast pobiera się zaliczkę na PIT. Wypłaty wykazuje się w PIT-11 wystawianym na osoby, które otrzymały świadczenie. Jeżeli świadczenie otrzymuje opiekun prawny małoletniego, PIT-11 wystawia się na dziecko.
6) Odprawa pośmiertna – komu przysługuje i jak ją wyliczyć
Odprawa pośmiertna przysługuje rodzinie, jeżeli pracownik zmarł w trakcie zatrudnienia lub w czasie pobierania zasiłku chorobowego po rozwiązaniu umowy. Jej wysokość zależy od stażu pracy u danego pracodawcy i wynosi równowartość 1, 3 albo 6 miesięcznych wynagrodzeń (liczonych jak podstawa do ekwiwalentu urlopowego).
Uprawnionymi do odprawy są te same osoby, które są uprawnione do należności ze stosunku pracy. Gdy jest kilka osób – odprawa dzielona jest na równe części. Gdy uprawniona jest jedna osoba – otrzymuje połowę odprawy. Gdy brak uprawnionych – odprawa nie przysługuje.
Pracodawca może być zwolniony z obowiązku wypłaty odprawy, jeżeli opłacał ubezpieczenie na życie ze środków własnych, a wypłacone odszkodowanie nie jest niższe niż odprawa. Jeśli odszkodowanie jest niższe – wypłaca się różnicę.
Pod względem podatkowym i składkowym odprawa pośmiertna jest korzystna: jest zwolniona z PIT i ZUS i nie wykazuje się jej w PIT-11.
7) Rozliczenia podatkowe po zakończeniu roku
Po zakończeniu roku podatkowego pracodawca sporządza PIT-11 zmarłego pracownika za okres do dnia zgonu, a także PIT-11 dla osób, które otrzymały wypłacone świadczenia (wynagrodzenie i ekwiwalent). Dokumenty przekazuje się odpowiednim osobom i właściwym urzędom skarbowym.
8) Archiwizacja akt osobowych
Akta osobowe zmarłego pracownika przechowuje się przez 50 lat lub 10 lat – w zależności od zasad archiwizacji obowiązujących u pracodawcy. W części C warto zgromadzić uporządkowaną dokumentację potwierdzającą działania: notatkę o okazaniu aktu zgonu, świadectwo pracy oraz dokumenty dotyczące wypłat i rozliczeń.
Praktyczna lista kontrolna (checklista)
Na koniec warto potraktować zdarzenie jak proces, który można „odhaczać” krok po kroku:
- potwierdzenie daty zgonu i notatka służbowa,
- sporządzenie świadectwa pracy i wydanie na wniosek uprawnionych,
- ZUS ZWUA w terminie 7 dni (kod 500),
- ustalenie osób uprawnionych do świadczeń (renta rodzinna vs. spadek),
- rozliczenie i wypłata wynagrodzenia oraz ekwiwalentu (bez ZUS, z PIT),
- naliczenie i wypłata odprawy pośmiertnej (zwolniona z PIT i ZUS),
- wystawienie PIT-11 (zmarły i osoby otrzymujące świadczenia),
- kompletacja dokumentacji w części C i archiwizacja.
