Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) wiąże się z wieloma obowiązkami formalnymi. Przedsiębiorca musi nie tylko dbać o faktury, podatki i składki ZUS, ale również pamiętać o terminowym składaniu zgłoszeń do różnych urzędów: CEIDG, ZUS, Urzędu Skarbowego i GUS. Odpowiednie zarządzanie tymi obowiązkami jest kluczowe dla legalnego i bezpiecznego prowadzenia działalności.
Jakie są obowiązki przy zakładaniu jednoosobowej działalności gospodarczej?
Rejestracja firmy w CEIDG powinna nastąpić przed rozpoczęciem jednoosobowej działalności gospodarczej. Można to zrobić online, przez profil zaufany lub osobiście w urzędzie miasta, lub gminy.
W ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności przedsiębiorca musi zgłosić się do ZUS. W zależności od sytuacji wypełnia się formularz ZUS ZUA (pełne ubezpieczenia) lub ZZA (tylko zdrowotne – np. przy pracy na etacie równolegle z działalnością lub przedsiębiorcy, którzy korzystają z ulgi na start).
Jeśli przedsiębiorca planuje być podatnikiem VAT, musi złożyć formularz VAT-R przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej. Dla bezpieczeństwa warto zrobić to przynajmniej jeden dzień wcześniej.
Po założeniu firmowego konta bankowego należy je zgłosić do CEIDG (lub Urzędu Skarbowego – w przypadku podatników VAT – aby trafiło na tzw. białą listę podatników VAT).
Jeśli deklaracje podatkowe i pliki JPK ma wysyłać biuro rachunkowe, przed pierwszym ich złożeniem należy zgłosić pełnomocnictwo UPL-1 do Urzędu Skarbowego.
Zmiany danych podczas prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej
Każda zmiana danych w firmie – np. adresu zamieszkania, siedziby, nazwiska, kodów PKD, pełnomocników czy numeru rachunku bankowego – powinna zostać zgłoszona w CEIDG w terminie do 7 dni.
Warto pamiętać, że CEIDG przesyła informacje automatycznie do ZUS, Urzędu Skarbowego i GUS, ale nie wszystkie dane są aktualizowane we wszystkich rejestrach. Przykładowo, w przypadku zmiany danych dotyczących VAT (np. PKD wpływające na status podatnika), konieczne może być osobne złożenie aktualizacji VAT-R.
Cykliczne obowiązki właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej
W ramach codziennego prowadzenia działalności, przedsiębiorca ma również obowiązki cykliczne. Co miesiąc należy opłacać składki ZUS – termin to zawsze 20. dzień miesiąca. Dodatkowo, w zależności od formy opodatkowania, do tego dnia należy również zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy (PIT, ryczałt lub podatek liniowy).
Jeśli firma jest podatnikiem VAT, konieczne jest składanie comiesięcznych lub kwartalnych plików JPK_V7 i deklaracji – termin ten przypada na 25. dzień miesiąca.
W szczególnych przypadkach, np. przy prowadzeniu sklepu czy magazynu, może pojawić się obowiązek sporządzenia spisu z natury. Sporządza się go m.in. na dzień rozpoczęcia działalności, koniec roku podatkowego, 1 stycznia, przy zmianie wspólników lub likwidacji działalności.
Zawieszenie i wznowienie jednoosobowej działalności gospodarczej
Przedsiębiorca może zawiesić swoją działalność gospodarczą w dowolnym momencie – nawet z datą wsteczną – na minimum 30 dni. Zawieszenia dokonuje się w CEIDG, a działalność wznawia się automatycznie po upływie wskazanej daty wznowienia.
Po wznowieniu działalności należy zgłosić się ponownie do ZUS w ciągu 7 dni. Automatyczne zgłoszenie zadziała tylko, jeśli w czasie zawieszenia nie zaszły zmiany wpływające na obowiązek ubezpieczeń – np. zakończenie „ulgi na start”, rozpoczęcie pracy na etacie czy uzyskanie prawa do emerytury. W takich przypadkach trzeba samodzielnie złożyć odpowiedni formularz z aktualnymi kodami ubezpieczeń.
Podczas zawieszenia działalności nie ma obowiązku płacenia zaliczek na podatek, ryczałtu czy składania deklaracji VAT i ZUS. Nie można jednak osiągać przychodów z tytułu prowadzonej działalności, choć okres zawieszenia wlicza się do limitów korzystania z ulg ZUS (np. „mały ZUS plus”).
Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej
Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej wymaga złożenia wniosku o wykreślenie działalności w CEIDG. Nie ma tu sztywnego terminu – działalność zostanie zakończona zgodnie z datą wskazaną we wniosku.
Po zakończeniu działalności przedsiębiorca musi jeszcze rozliczyć się z Urzędem Skarbowym z VAT (do końca kolejnego miesiąca) oraz z podatku dochodowego – do końca roku podatkowego.
Tekst oparty na podstawie: INFORLEX
