Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowy dla większości małych firm w Polsce. Jest to zmiana, która wymaga od przedsiębiorców technicznego i organizacyjnego przygotowania.
Harmonogram KSeF
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF zostało podzielone na etapy:
- 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł rocznie (za 2024 r.),
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników VA, w tym małych przedsiębiorców i JDG,
- 1 stycznia 2027 r. – ostatni etap wdrożenia dla mikroprzedsiębiorców wykluczonych cyfrowo (obrót mniejszy, bądź równy 10 000 zł na miesiąc).
Czym jest KSeF?
KSeF jest systemem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów, który pozwala na:
- wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML,
- ich przesyłanie do kontrahentów przez platformę rządową,
- automatyczne przechowywanie faktur przez 10 lat.
Faktura jest uznawana za wystawioną dopiero po jej przesłaniu do KSeF i nadaniu numeru identyfikacyjnego.
Obowiązki małych przedsiębiorców
Adaptacja techniczna
Mali przedsiębiorcy muszą:
- zaktualizować swoje oprogramowanie do wersji zgodnej z KSeF API 2.0,
- przetestować nowe rozwiązania od września 2025 r.,
- przeszkolić personel w zakresie obsługi faktur ustrukturyzowanych.
Zmiany w fakturowaniu
Mali przedsiębiorcy będą musieli:
- określić, kto w firmie dokonuje wystawiania i zatwierdzania faktur,
- wskazać, kto odpowiada za pobieranie faktur zakupowych z KSeF,
- wdrożyć nowe procedury obiegu dokumentów w swojej firmie lub biurze księgowym, z którego korzystają.
Rejestracja w KSeF
Spółki muszą nadać uprawnienia dla pracowników działu księgowości/biur księgowych. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mogą zalogować się do systemu KSeF i wyznaczyć pełnomocników.
Koszty i wsparcie
Wdrożenie KSeF może wiązać się z kosztami dotyczącymi:
- aktualizacji systemów księgowych,
- szkoleń,
- ewentualnych usług IT.
Ministerstwo Finansów umożliwia korzystanie z bezpłatnej aplikacji. Można również skorzystać ze wsparcia biura księgowego.
Jakie są korzyści z wdrożenia KSeF dla małych firm?
Wdrożenie KSeF przez małe przedsiębiorstwa niewątpliwie wymaga przygotowania, jednak przynosi również szereg korzyści. Fiskus będzie miał natychmiastowy dostęp do dokumentów, przez co przewidziany jest szybszy zwrot VAT. KSeF zapewnia większą kontrolę nad obiegiem dokumentów, co wpływa na transparentność. Brak ręcznego wprowadzania danych do systemu księgowego sprzyja automatyzacji oraz bezpieczeństwu całego procesu.
Jakie są ryzyka i wyzwania dla małych firm?
Koszty wdrożenia są z pewnością dużym wyzwaniem dla małych przedsiębiorców. Będzie to wymagać od małych firm odpowiedniego czasu na wdrożenie, przeprowadzenie szkoleń oraz zapoznania się z nowym systemem. Kolejnym wyzwaniem jest wymóg cyfryzacji, jako że działanie systemu KSeF uwarunkowane jest dostępem do Internetu. Aby zapewnić poprawne działanie systemu KSeF, może być potrzebne skorzystanie ze wsparcia firm IT z zewnątrz.
Jak najlepiej przygotować się do KSeF 2026?
Jeśli jesteś małym przedsiębiorcą już teraz możesz przeszkolić pracowników, lub zwrócić się z pomocą do biura księgowego. Skorzystaj z dostępnych od 30 września 2025 r. testów interfejsu programistycznego KSeF (API). Wykorzystaj bezpłatną aplikację Ministerstwa Finansów, a także przygotuj wszelkie procedury awaryjne i wyznacz limity faktur papierowych.
Jeśli potrzebujesz wsparcia ze strony księgowej i kadrowo-płacowej skontaktuj się z nami!
Tekst oparty na podstawie: INFORLEX
