Podróże służbowe są częstym elementem codziennego funkcjonowania firm. Jednak prawidłowe ich rozliczanie wymaga znajomości przepisów. Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące delegacji krajowych i zagranicznych, zasad rozliczeń oraz obowiązkowych dokumentów.
Czym jest podróż służbowa?
Podróż służbowa to tymczasowe, incydentalne wykonywanie obowiązków zawodowych poza miejscowością określoną jako miejsce pracy w umowie. Odbywa się ona na polecenie pracodawcy i nie stanowi stałego elementu pracy.
Jeśli umowa o pracę określa miejsce pracy szeroko (np. „województwo małopolskie”), to wyjazdy w jego obrębie (np. do Krakowa lub Wieliczki) nie będą uznawane za delegację – w takim przypadku pracownikowi nie przysługuje dieta ani zwrot kosztów.
Podróży służbowej nie należy mylić z oddelegowaniem:
-
- delegacja – krótkotrwała, bez konieczności zmiany umowy.
-
- oddelegowanie – dłuższy okres, wymaga aneksu do umowy.
Kiedy zaczyna się podróż służbowa?
W przypadku delegacji krajowej, podróż rozpoczyna się w momencie opuszczenia granic administracyjnych miejscowości, w której znajduje się miejsce pracy.
-
- pociąg/autobus: początek podróży = moment odjazdu.
-
- samolot: początek = moment startu z ostatniego lotniska w Polsce.
W przypadku podróży zagranicznej:
-
- samochód – moment przekroczenia granicy.
-
- samolot – moment startu z Polski.
-
- prom/statki – moment wypłynięcia z polskiego portu.
Diety krajowe – ile wynoszą w 2025 roku?
Aktualna stawka diety krajowej wynosi 45 zł za dobę. Wysokość diety zależy od czasu trwania podróży:
- do 8 godzin – brak diety,
- 8–12 godzin – 22,50 zł (50%),
- powyżej 12 godzin – pełna dieta: 45 zł,
- za każdą kolejną dobę: pełna dieta,
- niepełna doba:
- do 8 godzin – 22,50 zł,
- powyżej 8 godzin – 45 zł.
Ryczałty dodatkowe:
- nocleg – 67,50 zł (150% diety),
- dojazdy lokalne – 9 zł (20% diety).
Zmniejszenie diety przy zapewnionych posiłkach
Jeśli pracownik otrzymał bezpłatne posiłki, dieta ulega pomniejszeniu:
Kraj:
- śniadanie – 25%,
- obiad – 50%,
- kolacja – 25%.
Zagranica:
- śniadanie – 15%,
- obiad – 30%,
- kolacja – 30%.
Jeżeli pracownik miał zapewnione wszystkie posiłki, pozostaje mu 25% diety.
Zwrot kosztów za prywatny dojazd
Pracownik może korzystać z własnego środka transportu (np. samochodu prywatnego) za zgodą pracodawcy. Obowiązuje wtedy zwrot kosztów według stawek za kilometr:
- samochód osobowy:
– do 900 cm³ – 0,89 zł/km,
– powyżej 900 cm³ – 1,15 zł/km,
- motocykl – 0,69 zł/km,
- motorower – 0,42 zł/km.
Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia delegacji?
Po zakończeniu podróży pracownik powinien złożyć odpowiednie dokumenty rozliczeniowe:
- polecenie wyjazdu służbowego,
- bilety (kolejowe, lotnicze, promowe, autobusowe),
- faktury za noclegi, wyżywienie, parkingi,
- ewidencja przebiegu pojazdu (jeśli dotyczy),
- oświadczenia o wydatkach bez dokumentów (np. parkometr).
Termin rozliczenia delegacji
Zgodnie z przepisami, pracownik ma 14 dni od zakończenia delegacji na jej rozliczenie.
Zaliczka na koszty delegacji
Na wniosek pracownika, pracodawca jest zobowiązany wypłacić zaliczkę na przewidywane koszty delegacji krajowej.
Hospitalizacja za granicą, a dieta
W przypadku pobytu w szpitalu podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety za każdy dzień hospitalizacji. Ten przepis nie obowiązuje w delegacjach krajowych.
Po zakończeniu podróży pracownik powinien złożyć odpowiednie dokumenty rozliczeniowe:
- polecenie wyjazdu służbowego,
- bilety (kolejowe, lotnicze, promowe, autobusowe),
- faktury za noclegi, wyżywienie, parkingi,
- ewidencja przebiegu pojazdu (jeśli dotyczy),
- oświadczenia o wydatkach bez dokumentów (np. parkometr).
Co warto zapamiętać?
Delegacje służbowe to nieodłączny element działalności wielu firm. Dla prawidłowego rozliczenia ważne jest:
- określenie momentu rozpoczęcia podróży służbowej,
- znajomość zasad dotyczących diet, ryczałtów i zwrotów,
- posiadanie właściwych dokumentów potwierdzających poniesione koszty.
Dbając o zgodność z przepisami, pracodawcy mogą uniknąć błędów w rozliczeniach i zapewnić przejrzystość całego procesu.
Jeśli potrzebujesz wsparcia ze strony księgowej i kadrowo-płacowej skontaktuj się z nami!
Tekst oparty na podstawie: Inforlex
