Wybór odpowiedniego pojazdu firmowego to ważna decyzja biznesowa, która wpływa nie tylko na codzienną logistykę, ale również na księgowość i podatki. W zależności od tego, czy przedsiębiorca zdecyduje się na samochód osobowy, czy ciężarowy, różne będą zasady rozliczania VAT oraz kosztów uzyskania przychodu samochodu. W takich kwestiach warto skorzystać z naszych usług księgowych, aby uniknąć niepotrzebnych błędów.
Odliczenie VAT od samochodu firmowego
Dla większości przedsiębiorców najważniejsze jest to, jakie otrzymają odliczenie VAT samochód firmowy. Dla samochodów osobowych standardowo przysługuje jedynie 50% odliczenia VAT. Pełne odliczenie VAT jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy auto służy wyłącznie celom firmowym, zostało zgłoszone na formularzu VAT-26 i prowadzona jest szczegółowa ewidencja przebiegu pojazdu.
W przypadku pojazdów uznawanych za samochód ciężarowy przedsiębiorca może korzystać z pełnego odliczenia VAT (100%) bez ewidencji przebiegu – o ile konstrukcja auta wyklucza użytek prywatny. To przykład, kiedy wybór ciężarówki generuje realną przewagę podatkową.
Samochód osobowy a ciężarowy - różnice podatkowe w VAT
Samochód osobowy (dla celów podatkowych) to pojazd:
- o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony,
- przeznaczony konstrukcyjnie do przewozu maksymalnie 9 osób (z kierowcą).
Do samochodów osobowych nie zalicza się:
- pojazdów z jednym rzędem siedzeń, oddzielonych od części ładunkowej (np. vany, auta wielozadaniowe, pick upy),
- aut z osobną kabiną kierowcy i nadwoziem ładunkowym,
- pojazdów specjalnych (np. koparka, żuraw, podnośnik),
- pojazdów wskazanych w szczególnych przepisach o VAT (art. 86 ust. 16).
Samochód ciężarowy (dla celów VAT) to przede wszystkim:
- pojazd o masie całkowitej powyżej 3,5 tony,
- autobus/pojazd do przewozu co najmniej 10 osób (z kierowcą),
- pojazd, którego konstrukcja uniemożliwia prywatne użycie (lub takie użycie jest marginalne).
Amortyzacja samochodu firmowego – limity i korzyści podatkowe
Wybór pojazdu wpływa również na to, jak firma rozliczy amortyzację samochodu osobowego i ciężarowego. Auta osobowe podlegają limitowi 150 000 zł (225 000 zł dla samochodów elektrycznych), co ogranicza kwotę możliwą do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu samochodu osobowego. Pojazdy ciężarowe można amortyzować w pełnej wartości – niezależnie od ceny, co daje im przewagę podatkową.
Samochód firmowy koszty – paliwo, naprawy i eksploatacja
W firmach często pojawia się pytanie: ile można wrzucić w koszty paliwa i serwisu? Przy samochodach osobowych używanych w sposób mieszany – tylko 75% kosztów eksploatacyjnych stanowi KUP. Rozliczenie 100% kosztów jest możliwe gdy pojazd służy wyłącznie do celów firmowych. Z kolei samochody ciężarowe pozwalają zazwyczaj na pełne koszty uzyskania przychodu – bez potrzeby prowadzenia szczegółowej kilometrówki.
Prywatny samochód w działalności gospodarczej – ograniczenia podatkowe
Wielu przedsiębiorców korzysta z prywatnego auta do celów służbowych. W takim przypadku można zaliczyć w koszty tylko 20% wydatków, a odliczenie podatku VAT wynosi 50%, podobnie jak przy typowym samochodzie osobowym wykorzystywanym mieszanie. Dlatego warto przemyśleć, czy nie lepiej wprowadzić auto do ewidencji środków trwałych.
Kiedy samochód ciężarowy opłaca się bardziej?
Jeśli priorytetem firmy jest maksymalizacja odliczeń i pełne wykorzystanie kosztów, samochód ciężarowy a KUP daje większe możliwości: brak limitu amortyzacji, pełne odliczenie VAT i 100% kosztów eksploatacyjnych. Z kolei samochód osobowy daje elastyczność, ale wiąże się z podatkowymi ograniczeniami. Kluczowe jest to, czy auto będzie rzeczywiście użytkowane wyłącznie służbowo oraz czy konstrukcja pojazdu wyklucza użytek prywatny.
Jeśli potrzebujesz wsparcia ze strony księgowej i kadrowo-płacowej skontaktuj się z nami!
Tekst oparty na podstawie: INFORLEX
