Profil klienta
Klientem była spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z branży usługowej, zatrudniająca około 20 pracowników. Firma współpracowała z dostawcami usług ciągłych, które były fakturowane raz w roku, a charakter działalności wymagał organizowania regularnych podróży służbowych. Nasza współpraca obejmowała kompleksową obsługę księgową spółki.
Problemy klienta
Klient zmagał się z następującymi problemami:
- nieterminowe rozliczanie podróży służbowych przez pracowników, co powodowało, że część kosztów nie była uwzględniana w bieżących zaliczkach i deklaracjach podatkowych,
- skumulowane dostarczanie faktur kosztowych pod koniec roku od dostawców usług świadczących usługi ciągłe i rozliczane w okresach rocznych, przez co w trakcie roku firma wykazywała wysokie dochody, a tym samym płaciła znacznie wyższe zaliczki na podatek dochodowy, niż byłoby to konieczne,
- niekorzystny wpływ wysokich zaliczek na podatek dochodowy na płynność finansową spółki, zwłaszcza w pierwszych 10 miesiącach roku.
Realizowane czynności
Aby rozwiązać główne problemy klienta, wdrożyliśmy następujące rozwiązania:
- zmiana sposobu naliczania zaliczek na podatek dochodowy – zaproponowaliśmy przejście na uproszczony model zaliczek oparty na stałej wartości wynikającej z historycznych wyników finansowych,
- optymalizacja procesów księgowych – opracowaliśmy i wdrożyliśmy jasne procedury oraz terminy dotyczące rozliczania podróży służbowych, aby ujęcie kosztów w księgowości było bardziej systematyczne ; wprowadziliśmy system przypomnień o konieczności dostarczania faktur kosztowych na bieżąco, co pozwoliło równomiernie rozłożyć koszty w ciągu roku,
- wsparcie doradcze – regularne konsultacje z klientem pozwoliły na skuteczniejsze zarządzanie płynnością finansową oraz lepsze planowanie zobowiązań podatkowych.
Wyniki
Dzięki wdrożonym działaniom klient osiągnął następujące korzyści:
- poprawa płynności finansowej – stałe i przewidywalne zaliczki podatkowe zapewniły lepsze zarządzanie środkami pieniężnymi w ciągu roku,
- lepsza organizacja wewnętrzna – jasne procedury i skuteczny system przypomnień zredukowały opóźnienia w rozliczeniach podróży służbowych i dostarczaniu faktur kosztowych,
- zwiększona zgodność z przepisami – procesy zostały dostosowane do wymogów dotyczących sprawozdawczości podatkowej, co zmniejszyło ryzyko błędów i sankcji.
Wprowadzone przez nas zmiany przyczyniły się do osiągnięcia większej stabilności finansowej spółki oraz sprawniejszego zarządzania jej kosztami.