Od 2026 roku kolejne grupy przedsiębiorców zostają objęte obowiązkiem przekazywania danych o środkach trwałych i wartościach niematerialnych i prawnych (WNiP) w formie elektronicznej. Służy do tego struktura JPK_ST_KR – element szerszego pakietu JPK w podatkach dochodowych, obok znanej już struktury JPK_KR_PD.
Dla firm prowadzących pełną księgowość oznacza to nie tyle nowy formularz, co konieczność uporządkowania ewidencji majątku w stopniu, jakiego wcześniej nikt nie wymagał.
Czym jest JPK_ST_KR?
JPK_ST_KR to struktura Jednolitego Pliku Kontrolnego dotycząca ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Zawiera między innymi informacje o:
- wartości początkowej i dacie nabycia składnika majątku,
- klasyfikacji KŚT,
- amortyzacji – w ujęciu bilansowym i podatkowym,
- ulepszeniach i modernizacjach,
- likwidacji lub sprzedaży.
Kluczowa zasada jest prosta: dane w pliku muszą być spójne z dokumentacją źródłową i z księgami rachunkowymi. Plik nie jest odrębnym zestawieniem tworzonym „na potrzeby urzędu” – to bezpośrednie odwzorowanie tego, co firma faktycznie ma w ewidencji.
Kogo obejmuje obowiązek i od kiedy?
Obowiązek wprowadzany jest etapami.
Od 2026 roku obejmuje podatników CIT (w tym spółki niebędące osobami prawnymi) oraz podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe, którzy są jednocześnie zobowiązani do przesyłania JPK_V7M.
Od 2027 roku obowiązek zostanie rozszerzony na pozostałe grupy podatników prowadzących księgi rachunkowe. To zresztą nie jedyna zmiana zapowiadana na ten rok – warto śledzić również planowane zmiany w ryczałcie od 2027 r.
W praktyce temat dotyczy przede wszystkim spółek – zarówno tych rozliczanych w ramach księgowości dla spółek, jak i najliczniejszej grupy, czyli podmiotów objętych księgowością dla spółki z o.o.
Warto zwrócić uwagę na jeden praktyczny szczegół: JPK_ST_KR przesyła się raz w roku, po zakończeniu roku podatkowego. Dla roku rozpoczynającego się 1 stycznia 2026 r. termin złożenia pliku przypada na 31 marca 2027 r. Nie oznacza to jednak, że można spokojnie czekać do 2027 roku – ewidencja musi być prowadzona w odpowiedni sposób przez cały 2026 rok, bo to z niej powstanie plik.
To najczęstszy błąd w podejściu do tego obowiązku: potraktowanie go jako zadania na marzec 2027, podczas gdy realnie jest to zadanie na styczeń 2026.
Nie wiesz, czy obowiązek dotyczy już Twojej spółki? Napisz do nas – sprawdzimy to razem →
Jakie dane trzeba przygotować?
Struktura JPK_ST_KR jest szczegółowa – dla każdego składnika majątku wymagany jest szereg pól opisujących jego historię: od momentu nabycia lub wytworzenia, przez zmiany wartości, aż po wyksięgowanie z ewidencji.
W praktyce oznacza to konieczność uzupełnienia danych, które w wielu systemach księgowych po prostu nie były dotąd wprowadzane – bo nikt ich nie wymagał. Numery dokumentów zakupu, dokładne daty przyjęcia do używania czy powiązania z konkretnymi ulepszeniami bywają rozproszone między systemem księgowym, teczkami dokumentów i wiedzą osób odpowiedzialnych za majątek.
Ważne uproszczenie dla starszych składników majątku
Przepisy przewidują istotny wyjątek dla majątku historycznego. W odniesieniu do środków trwałych i WNiP wprowadzonych do ewidencji przed 1 stycznia 2025 r. nie ma obowiązku uzupełniania ksiąg o wszystkie dodatkowe dane wymagane przez nową strukturę. W polach obowiązkowych stosuje się wówczas wskazanie „brak obowiązku” tam, gdzie jest to dopuszczalne.
Nie wykazuje się również środków trwałych zlikwidowanych przed 1 stycznia 2025 r. Wykazać trzeba natomiast wszystkie składniki majątku faktycznie znajdujące się na stanie jednostki i ujęte w ewidencji.
Na co zwrócić uwagę? Przegląd ewidencji krok po kroku
Przygotowanie do JPK_ST_KR najlepiej zacząć od rzetelnego przeglądu tego, co już mamy. Warto sprawdzić, czy:
- wszystkie środki trwałe faktycznie znajdują się w firmie – ewidencja bywa „bogatsza” od rzeczywistości,
- prawidłowo ustalono wartości początkowe, daty i klasyfikację KŚT,
- amortyzacja jest naliczana poprawnie i zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości,
- dane bilansowe i podatkowe są odpowiednio rozdzielone – to jeden z najczęstszych punktów rozbieżności,
- ewidencja jest zgodna z księgami rachunkowymi – salda kont majątkowych muszą się zgadzać z ewidencją analityczną,
- likwidacje, sprzedaż i ulepszenia są odpowiednio udokumentowane.
Dobrym uzupełnieniem tego przeglądu jest inwentaryzacja majątku oraz aktualizacja danych o użytkownikach i miejscach użytkowania sprzętu. Klasyczny przykład problemu, który wychodzi dopiero przy takim przeglądzie: sprawne, ale od lat nieużywane meble biurowe albo sprzęt komputerowy, który fizycznie dawno opuścił firmę, a formalnie wciąż figuruje w ewidencji i jest amortyzowany.
Przy większych, rozbudowanych majątkach taki przegląd bywa projektem samym w sobie – wtedy warto rozważyć wsparcie w formie usług zewnętrznego dyrektora finansowego, który poprowadzi porządkowanie danych i uzgodnienia z księgami.
Umów rozmowę w dogodnym terminie i omów przegląd ewidencji z naszym konsultantem →
Dlaczego to coś więcej niż kolejny plik XML?
JPK_ST_KR daje administracji skarbowej pełny, uporządkowany obraz majątku firmy – w formacie, który łatwo analizować i zestawiać z innymi danymi, w tym z JPK_KR_PD, sprawozdaniem finansowym czy fakturami z KSeF.
Oznacza to, że każda niespójność między ewidencją a księgami stanie się widoczna niemal automatycznie. Nieprawidłowości w plikach JPK mogą rodzić odpowiedzialność nie tylko po stronie spółki, ale również osób odpowiedzialnych za jej rozliczenia. To dobry argument, by nie traktować tematu wyłącznie jako zadania technicznego dla działu księgowości.
Jak takie porządki wyglądają w praktyce, pokazujemy w naszych case studies.
Podsumowanie
JPK_ST_KR to nie tylko nowy obowiązek raportowy, ale przede wszystkim wymóg większej dokładności i spójności danych o majątku firmy. Struktura pliku wymusza porządek, którego wcześniej można było nie utrzymywać – i właśnie w tym tkwi największe wyzwanie.
Dlatego warto uporządkować ewidencję już teraz, zamiast czekać do momentu przygotowania pierwszego obowiązkowego pliku. Przegląd rozłożony na kilka miesięcy to zupełnie inna sytuacja niż ten sam przegląd robiony pod presją terminu.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy JPK_ST_KR wysyła się co miesiąc? Nie. Strukturę przesyła się raz w roku, po zakończeniu roku podatkowego – w terminie złożenia zeznania rocznego.
Czy trzeba wykazywać środki trwałe kupione wiele lat temu? Tak, jeśli nadal znajdują się w ewidencji. Dla składników przyjętych przed 1 stycznia 2025 r. obowiązują jednak uproszczenia w zakresie części wymaganych danych.
Co z majątkiem zlikwidowanym w poprzednich latach? Środków trwałych zlikwidowanych przed 1 stycznia 2025 r. nie wykazuje się w pliku.
Od czego najlepiej zacząć przygotowania? Od przeglądu ewidencji i porównania jej z rzeczywistym stanem majątku oraz z księgami rachunkowymi. To zwykle ujawnia większość problemów, które trzeba rozwiązać przed wygenerowaniem pierwszego pliku.
Czy biuro rachunkowe może przejąć ten obowiązek? Tak – przygotowanie i wysyłka pliku mogą być częścią stałej obsługi księgowej. Odpowiedzi na inne częste pytania o współpracę znajdziesz w naszym FAQ, a zakres i warunki obsługi – w cenniku.
Potrzebujesz wsparcia? Porozmawiajmy
Jeśli nie masz pewności, od kiedy JPK_ST_KR obejmie Twoją firmę albo czy Twoja ewidencja środków trwałych jest gotowa na nowe wymogi – odezwij się do nas.
W Easybooks pomagamy uporządkować ewidencję majątku, uzgodnić ją z księgami rachunkowymi i przygotować firmę do raportowania bez pośpiechu i niepotrzebnego stresu. Przeprowadzamy przegląd ewidencji, wskazujemy luki w danych i proponujemy konkretny plan działania na najbliższe miesiące.
