Zatrudnienie pracownika to przede wszystkim szereg formalności, które należy dopełnić zgodnie z obowiązującymi przepisami. Pracodawca musi spełnić wymagania związane z rekrutacją, zgłoszeniem do ZUS, szkoleniami i regularnymi zobowiązaniami podatkowymi. W tym artykule przedstawiamy o czym musi pamiętać pracodawca przy zatrudnianiu pracowników. Jeśli prowadzisz firmę i potrzebujesz wsparcia ze strony kadrowo-płacowej, skontaktuj się z nami.
Rekrutacja
Proces zatrudniania rozpoczyna się od rekrutacji, która stanowi kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy. Znalezienie odpowiedniego pracownika pozwala na stworzenie silnego zespołu, a co za tym idzie rozwój przedsiębiorstwa. W rekrutacji może Ci pomóc nasz partner Ntiative It Recruitment.
Pozyskanie danych kandydata
Przed podpisaniem umowy pracodawca musi zebrać dane od kandydata, takie jak:
- imię i nazwisko,
- datę urodzenia,
- dane kontaktowe,
- informacje o wykształceniu i kwalifikacjach (jeśli są wymagane),
- historię zatrudnienia (jeżeli jest istotna dla stanowiska).
Dodatkowo kandydat powinien dostarczyć świadectwa pracy, dyplomy oraz inne dokumenty potwierdzające jego kwalifikacje.
Po zatrudnieniu mogą być wymagane dodatkowe informacje, np. adres zamieszkania, numer PESEL czy dane dzieci (jeśli uprawniają do świadczeń).
Badania lekarskie
Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę wiąże się z obowiązkiem wykonania badań lekarskich. Pracodawca wystawia skierowanie, które określa:
- rodzaj wymaganych badań,
- nazwę stanowiska,
- potencjalne zagrożenia związane z pracą.
Badania odbywają się w godzinach pracy i na koszt pracodawcy.
Podpisanie umowy o pracę
Umowa o pracę powinna być sporządzona w formie pisemnej i zawierać:
- strony umowy,
- rodzaj zatrudnienia (np. na okres próbny, określony lub nieokreślony),
- warunki wynagrodzenia,
- zakres obowiązków,
- miejsce i czas pracy,
- termin rozpoczęcia pracy.
Jeżeli umowa nie została podpisana na piśmie przed rozpoczęciem pracy, pracodawca musi dostarczyć pisemne potwierdzenie warunków zatrudnienia najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy.
Szkolenie BHP
Pracownik nie może rozpocząć pracy bez obowiązkowego szkolenia BHP. Składa się ono z dwóch części:
- instruktażu ogólnego – zapoznanie z podstawowymi zasadami bezpieczeństwa,
- instruktażu stanowiskowego – omówienie zagrożeń i zasad bezpieczeństwa związanych z danym stanowiskiem.
Przekazanie informacji o warunkach zatrudnienia
W ciągu 7 dni od podpisania umowy pracodawca musi poinformować pracownika o:
- normach czasu pracy,
- okresach odpoczynku i przerwach,
- terminie wypłaty wynagrodzenia,
- wymiarze urlopu wypoczynkowego,
- zasadach pracy w godzinach nadliczbowych,
- procedurze rozwiązania stosunku pracy,
- dostępnych szkoleniach,
- układach zbiorowych pracy (jeśli obowiązują).
Jeśli w firmie nie obowiązuje regulamin pracy (jest wymagany przy zatrudnieniu min. 50 osób), należy przekazać także informacje o godzinach pracy, zasadach usprawiedliwiania nieobecności oraz sposobie wypłaty wynagrodzenia.
Zgłoszenie pracownika do ZUS i PPK
Pracodawca ma 7 dni od nawiązania stosunku pracy na zgłoszenie pracownika do ZUS za pomocą formularza ZUS ZUA (ubezpieczenie społeczne i zdrowotne).
Dodatkowo, jeśli w firmie obowiązują Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK), pracownik zostaje do nich zapisany automatycznie po 3 miesiącach zatrudnienia, o ile nie złoży rezygnacji.
Wypłata wynagrodzenia
Pracodawca jest zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia co najmniej raz w miesiącu, najpóźniej do 10. dnia kolejnego miesiąca. Wysokość wynagrodzenia nie może być niższa niż płaca minimalna, która w 2025 roku wynosi 4666 zł brutto.
Dokumentacja pracownicza
Każdy pracodawca musi prowadzić dokumentację pracowniczą, obejmującą pięć części. Więcej o dokumentacji pracowniczej przeczytasz tutaj.
Obowiązki składkowe i podatkowe
Pracodawca ma obowiązek:
- co miesiąc opłacać składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy (do 20. dnia kolejnego miesiąca),
- do 31 stycznia przekazać do urzędu skarbowego deklaracje PIT-4R (zaliczki na podatek) i PIT-11 (informacja o dochodach pracownika),
- do końca lutego dostarczyć pracownikowi PIT-11.
Jeśli w firmie działają Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK), składki należy przekazywać do instytucji finansowej do 15. dnia każdego miesiąca.
Obowiązki pracodawcy na koniec roku
Pod koniec roku pracodawca musi dopełnić formalności podatkowych związanych z zatrudnionymi pracownikami. Jest zobowiązany do przekazania do urzędu skarbowego deklaracji za miniony rok podatkowy:
- PIT-4R – dokument zawierający informacje o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od pracowników,
- PIT-11 – zestawienie dochodów uzyskanych przez pracownika.
Obie deklaracje należy przesłać drogą elektroniczną do 31 stycznia.
Dodatkowo, do końca lutego pracodawca musi dostarczyć pracownikom ich indywidualne formularze PIT-11, a także zestawienie składek i świadczeń opłaconych w ich imieniu.
Stałe zobowiązania pracodawcy
Poza obowiązkami początkowymi pracodawca musi pamiętać o regularnych formalnościach, takich jak:
- comiesięczne raportowanie do ZUS (ZUS DRA, RCA, RSA),
- aktualizacja dokumentacji pracownika,
- zapewnienie okresowych szkoleń BHP,
- monitorowanie zmian w przepisach dotyczących zatrudnienia.
Zatrudnianie pracowników wiąże się z wieloma obowiązkami administracyjnymi i formalnymi. Aby uniknąć nieścisłości, skorzystaj z naszych profesjonalnych usług kadrowo-płacowych!
Tekst opracowany na podstawie: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-obowiazki-pracodawcy-przy-zatrudnianiu-pracownikow0
